Sao y là một thủ tục thường xuyên gặp phải trong quá trình thực hiện hợp đồng, giao dịch, thủ tục hành chính. Công ty cần sao y khi cung cấp tài liệu, chứng cứ chứng minh cho cơ quan nhà nước, ngân hàng, đối tác, các giao dịch pháp lý liên quan khác. Với mục đích giúp bạn đọc hiểu rõ hơn về Sao y công ty là gì?, ACC Hà Nội mời bạn đọc qua bài viết dưới đây.
1. Sao y công ty là gì?
Quy định tại Điều 25 Nghị định 30/2020/NĐ-CP, “sao y là sao y từ văn bản giấy sang văn bản giấy, từ văn bản điện tử sang văn bản giấy, từ văn bản giấy sang văn bản điện tử“. Theo đó, sao y là một bản sao chứng thực từ một bản gốc hoặc bản chính của một văn bản, giấy tờ một cách đầy đủ và chính xác. Bản sao y và bản gốc có giá trị pháp lý tương đương. Trong một số trường hợp, bản sao y được sử dụng thay thế cho bản gốc.
2. Hình thức sao y công ty
Sao y không đơn thuần chỉ là sao chép nội dung, hình thức từ văn bản giấy sang văn bản giấy. Điều 25 Nghị định số 30/2020/NĐ-CP quy định về công tác văn thư có quy định 03 hình thức sao y gồm:
- Sao y từ văn bản giấy sang văn bản giấy được thực hiện bằng việc chụp từ bản gốc hoặc bản chính văn bản giấy sang giấy. Hình thức này khá phổ biến vì công ty dễ dàng thực hiện bằng cách chuẩn bị giấy tờ, tài liệu gốc, công ty thực hiện sao y tài liệu, giấy tờ của mình chỉ sử dụng trong nội bộ.
- Sao y từ văn bản điện tử sang văn bản giấy được thực hiện bằng việc in từ bản gốc văn bản điện tử ra giấy. Đối với các văn bản điện tử công ty cần sao y như hợp đồng điện tử, báo cáo thuế sẽ được in ra từ bản gốc và công ty thực hiện sao y. Tài liệu này sử dụng trong nội bộ công ty hoặc giữa công ty với các doanh nghiệp.
- Sao y từ văn bản giấy sang văn bản điện tử được thực hiện bằng việc số hóa văn bản giấy và ký số của cơ quan, tổ chức. Ngược lại với hình thức thứ hai, hình thức này mang lại lợi ích là giảm mức độ chiếm diện tích của tài liệu giấy và dễ dàng quản lý tài liệu công ty trên hệ thống điện tử. Ngoài ra có thể lưu trữ lâu dài mà không lo ngại về sự hao mòn của tài liệu giấy.
>>> Mời bạn tham khảo thêm về: Dịch vụ tư vấn doanh nghiệp tại Hà Nội
3. Quy định về thẩm quyền sao y
Quy định tại Nghị định 99/2016/NĐ-CP về quản lý và sử dụng con dấu, có thể chia các trường hợp sử dụng con dấu như sau:
3.1 Trường hợp dùng trong doanh nghiệp, tổ chức.
Con dấu này được sử dụng trong việc cần xác thực các giấy tờ, văn bản photo từ bản gốc do chính doanh nghiệp, tổ chức ban hành. Khi đóng dấu bắt buộc phải có bản gốc của văn bản để đối chiếu. Như vậy thì việc đóng dấu sao y bản chính đó là có giá trị. Tuy nhiên nếu như là đóng dấu sao y bản chính ở công ty khác thì không được phép. Nếu Doanh nghiệp, tổ chức sử dụng con dấu vượt quá thẩm quyền, con dấu được sử dụng không có giá trị pháp lí và tài liệu được sao ra không có giá trị pháp lý như bản chính.
3.2 Trường hợp dùng trong các văn phòng công chứng, cơ quan nhà nước.
Con dấu được sử dụng trong việc xác thực các giấy tờ bản sao từ các bản chính của mọi ngành nghề, công việc khác nhau; xác thực bản sao của các giấy tờ hợp đồng lao động của doanh nghiệp trong nước.
Những cơ quan, chủ thể có thẩm quyền gồm: Cục Cảnh sát quản lý hành chính về trật tự xã hội, Tổng cục Cảnh sát, Bộ Công an có trách nhiệm đăng ký mẫu con dấu; cấp, đổi, cấp lại giấy chứng nhận đăng ký mẫu con dấu, Phòng Cảnh sát quản lý hành chính về trật tự xã hội Công an tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương sẽ thực hiện đăng ký mẫu dấu.
>>> Mời bạn tham khảo thêm về: Các văn phòng công chứng tại quận Cầu Giấy, Hà Nội
4. Công ty tự đóng dấu sao y bản chính giấy tờ được không?
5. Một số tài liệu sao y của công ty hiện nay
Một số giấy tờ, tài liệu cần được công ty sao y nhằm đảm bảo tính hợp pháp khi thực hiện các giao dịch hay thủ tục hành chính như sau:
- Điều lệ công ty: Văn bản ghi rõ quy định, nguyên tắc hoạt động, quyền và nghĩa vụ của các thành viên trong công ty.
- Quyết định bổ nhiệm người đại diện theo pháp luật: Quyết định chính thức của công ty về việc bổ nhiệm người đại diện pháp luật của công ty.
- Báo cáo tài chính: Tài liệu tài chính như báo cáo kết quả kinh doanh, báo cáo tài chính hàng năm, được chứng thực để đảm bảo tính chính xác khi nộp cho các cơ quan chức năng hoặc đối tác.
- Biên bản họp đại hội đồng cổ đông/hội đồng quản trị: Biên bản các cuộc họp quan trọng của công ty, nhất là các quyết định liên quan đến thay đổi cơ cấu, tăng vốn, hoặc các thay đổi lớn khác trong công ty.
- Hợp đồng lao động, hợp đồng kinh tế: Các hợp đồng liên quan đến nhân sự hoặc hợp đồng kinh doanh với đối tác, khách hàng.
- Giấy ủy quyền: Các giấy tờ liên quan đến việc ủy quyền cho người khác thực hiện công việc thay mặt công ty.
>> Tham khảo thêm tại Thông tin về văn phòng công chứng số 6 Hà Nội
6. Sự khác biệt giữa sao y giấy tờ công ty và sao y giấy tờ cá nhân
Sự khác biệt giữa sao y giấy tờ công ty và sao y giấy tờ cá nhân là:
Khác nhau Công ty Cá nhân Loại giấy tờ cần sao y - Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp - Điều lệ công ty - Biên bản họp Hội đồng quản trị - Giấy ủy quyền - Báo cáo tài chính - Hợp đồng kinh tế - Các tài liệu liên quan đến hoạt động kinh doanh - Chứng minh nhân dân/Thẻ căn cước - Hộ chiếu - Sổ hộ khẩu - Giấy khai sinh - Giấy đăng ký kết hôn - Các giấy tờ cá nhân khác Mục đích sử dụng - Sao y giấy tờ công ty chủ yếu dùng trong các giao dịch liên quan đến hoạt động kinh doanh, pháp lý, quản lý. - Ví dụ: ký kết hợp đồng, đăng ký kinh doanh, tham gia đấu thầu, vay vốn, thực hiện thủ tục với cơ quan nhà nước. - Sao y giấy tờ cá nhân chủ yếu phục vụ các giao dịch liên quan đến nhân thân hoặc các thủ tục cá nhân. - Ví dụ: xin việc, làm hồ sơ vay vốn cá nhân, giao dịch dân sự, xác minh nhân thân. Quy trình và yêu cầu - Được yêu cầu sao y tại các cơ quan công chứng hoặc cơ quan nhà nước có thẩm quyền. - Các giấy tờ sao y của công ty thường được yêu cầu có dấu xác nhận công chứng để đảm bảo tính hợp pháp trong các giao dịch kinh doanh. - Giấy tờ cá nhân cần sao y tại cơ quan công chứng hoặc cơ quan nhà nước như UBND phường/xã, phòng công chứng. - Các giấy tờ này được sử dụng chủ yếu cho các thủ tục hành chính và pháp lý cá nhân. Độ phức tạp của hồ sơ - Hồ sơ sao y công ty thường phức tạp hơn, bao gồm nhiều loại giấy tờ liên quan đến hoạt động kinh doanh và yêu cầu pháp lý cao hơn. - Hồ sơ sao y cá nhân đơn giản hơn, chủ yếu liên quan đến các giấy tờ chứng minh nhân thân và tình trạng pháp lý của cá nhân. Yêu cầu về bản sao y - Giấy tờ sao y công ty phải đảm bảo tính chính xác và đầy đủ để thực hiện các thủ tục pháp lý và kinh doanh. - Giấy tờ cá nhân sao y cần có tính chính xác và hợp pháp nhưng quy trình ít phức tạp hơn so với giấy tờ công ty.7. Các câu hỏi thường gặp
Thời gian sao y các giấy tờ công ty thường là bao nhiêu?
Trả lời: Thời gian sao y giấy tờ công ty từ 1 - 3 ngày làm việc, tùy vào khối lượng giấy tờ và tính chất phức tạp của tài liệu. Trong trường hợp khẩn cấp, một số văn phòng công chứng có thể thực hiện trong ngày hoặc thậm chí trong vài giờ, nhưng có thể kèm theo phí dịch vụ cao hơn.
Làm sao để đảm bảo tính bảo mật khi sao y các giấy tờ quan trọng của công ty?
Trả lời: Lựa chọn cơ quan công chứng có uy tín, Sử dụng dịch vụ từ các đơn vị pháp lý chuyên nghiệp hực hiện các biện pháp bảo mật trong quá trình sao y. Nên có người giám sát quá trình sao y để đảm bảo tài liệu được xử lý đúng cách và không bị lộ ra ngoài. Nếu tài liệu được chuyển qua email hoặc các nền tảng số để sao y, cần mã hóa tài liệu và sử dụng các biện pháp bảo mật tiên tiến để bảo vệ dữ liệu.
Chung quy, sao y công ty khá đơn giản về mặt kỹ thuật nhưng việc tìm hiểu Sao y công ty là gì? là một việc quan trọng, không thể thiếu trong quản lý doanh nghiệp hiện đại. Qua bài biết, ACC Hà Nội giúp bạn đọc hiểu rõ về định nghĩa và thẩm quyền sao y công từ đó có thể duy trì các tiêu chuẩn bảo mật cao sẽ hỗ trợ công ty trong việc thực hiện các nghĩa vụ pháp lý, bảo vệ tài sản trí tuệ, và duy trì sự tin cậy trong các giao dịch kinh doanh và hoạt động hàng ngày.
