Những văn hóa giao tiếp qua email cơ bản

Một email được soạn thảo tốt sẽ giúp bạn thể hiện tính chuyên nghiệp và khiến người khác cảm thấy được tôn trọng, thoải mái khi làm việc với bạn. Và nó cũng góp phần giúp công việc của bạn đạt hiệu quả cao hơn. Vì thế, đừng nên bỏ qua những văn hóa giao tiếp qua email dưới đây:

Tiêu đề email cần rõ ràng, ngắn gọn

Hàng ngày chúng ta phải nhận rất nhiều email, do đó tiêu đề chính là yếu tố để email của mình được đọc nhanh chóng. Nhưng thực tế thì có rất nhiều người thường chưa hiểu rõ được tầm quan trọng của email nên họ thường bỏ trống hoặc có đặt thì cũng đặt ch...

Cấu trúc email

Email cũng có cấu trúc gồm 3 phần chính là: lời chào mở đầu, nội dung và kết thúc.Lời chào mở đầuLời chào mở đầu cần thể hiện phép lịch sự và tôn trọng tới người nhận. Nó không cần quá dài dòng, phức tạp mà chỉ đơn giản là những câu như “Thân gửi anh...

Chữ ký email

Hãy thiết lập chữ ký email để tăng tính chuyên nghiệp và giúp người nhận dễ dàng hơn trong việc phản hồi. Chữ ký email cần bao gồm đầy đủ tên, chức vụ, fax, số điện thoại và địa chỉ cơ quan,…

Phân loại khi gửi email

Các bạn có thể gửi email cho người nhận bằng cách điền địa chỉ email vào 1 trong 3 phần TO, BCC, hoặc CC. Tuy nhiên, mỗi phần này đều có tính năng và ý nghĩa khác nhau. Do đó, bạn cần phải phân loại cẩn thận khi điền địa chỉ email để gửi cho người nhận. Và ngược lại, khi nhận mail từ người khác thì bạn cũng có thể xem email của mình nằm ở đâu, có ý nghĩa gì.? Xem thêm: Nên gửi email xin việc vào lúc nào? Mốc thời điểm vàng bạn cần nhớ!

Thận trọng với những file đính kèm

Đa số người nhận mail đều không thích mở các file đính kèm. Bởi người nhận thường sợ nó có dính virus, hoặc có dung lượng lớn mất nhiều thời gian tải về. Do đó, cách tốt nhất là hãy dán thẳng nội dung vào trong mail. Trừ những trường hợp các file có dung lượng lớn như file ảnh thì hãy nén file này lại.

Cách trả lời mail

Khi bạn nhận được email từ người nào đó và phải phản hồi lại nhưng chưa có thời gian. Lúc này, hãy thông báo xác nhận rằng bạn đã nhận được mail và cho biết thời gian có câu trả lời chính xác.Trường hợp nếu bạn có quá nhiều mail trong 1 ngày thì bạn nên thiết lập chế độ trả lời email tự động để thông báo và bạn sẽ giải quyết khi đọc thư.

Hãy điền email của người nhận sau cùng

Hãy kiểm tra tất cả các nội dung của email bao gồm tài liệu, ngữ pháp, chính tả,… trước khi điền email của người nhận. Bởi có thể chỉ một cái nhỡ tay là mail của bạn sẽ được gửi đi khi chưa hoàn chỉnh và bạn sẽ không thể thu hồi lại được mail này.

Lưu ý khác giúp email được đón nhận tốt hơn

Bên cạnh những nguyên tắc về văn hóa giao tiếp qua email trên thì các bạn cũng cần phải lưu ý tới một số điều sau:? Xem thêm: Cách viết mail từ chối công việc tinh tế và lịch sự nhấtEmail vốn là công cụ được tạo ra nhằm phục vụ cho sự chuyên nghiệp, nên khi bạn sử dụng nó quá tùy tiện như những công cụ chat khác đã vô tình khiến cho chính bản thân mất đi thái độ làm việc nghiêm túc. Do đó đừng nên bỏ qua những văn hóa giao tiếp qua email cơ bản giúp tăng tính chuyên nghiệp và thiện cảm với người khác mà JobsGO đã chia sẻ ở trên nhé!(Theo JobsGO - Nền tảng tìm việc làm, tuyển dụng, tạo CV xin việc) Chia sẻ bài viết này trên: