Quản lý chất lượng là gì? Tổng quan phương pháp, quá trình QMS và phần mềm quản lý chất lượng 3S MES

Quản lý chất lượng không đơn thuần là vấn đề mang tính chiến lược hàng đầu mà còn liên quan đến sự tồn tại của tất cả các tổ chức trên thị trường. Mỗi thương hiệu nổi tiếng đều có những chiến lược khác nhau để phát triển và giữ gìn vị trí số 1 trên thị trường. Nhưng để tồn tại lâu dài và ngày một lớn mạnh hơn, các thương hiệu này nhất định phải có “đôi chân” vững vàng làm nền tảng, đó chính là chất lượng vượt trội.

Bài viết Tổng quan về quản lý chất lượng cho người làm quản lý cung cấp cho người đọc rất nhiều những thông tin hữu ích để quản lý hiệu quả và cải tiến chất lượng cho doanh nghiệp.

Phần 1: Tổng quan về quản lý chất lượng

Quản lý chất lượng - Quality Management (QM) là gì?

Theo Wikipedia: Quản lý chất lượng là tập hợp hoạt động phối hợp để định hướng và kiểm soát chất lượng cho một tổ chức. Các hoạt động này bao gồm: lập chính sách và mục tiêu chất lượng, hoạch định chất lượng, kiểm soát chất lượng, đảm bảo chất lượng và cải tiến chất lượng.

Quản lý chất lượng hiện đã được áp dụng không chỉ trong sản xuất mà còn được ứng dụng trong mọi lĩnh vực và trong mọi loại hình tổ chức ở tất cả các quy mô. Triết lý của quản lý chất lượng là “làm việc đúng” và “làm đúng việc”, “làm đúng ngay từ đầu” và “làm đúng tại mọi thời điểm“.

Chất lượng không tự sinh ra; chất lượng không phải là một kết quả ngẫu nhiên, nó là kết quả của sự tác động của hàng loạt yếu tố có liên quan chặt chẽ với nhau. Do đó, quản lý chất lượng bắt đầu từ những hoạt động mang tính định hướng, thể hiện bằng nhiều hình thức khác nhau như xây dựng nhiệm vụ chiến lược (mission), xây dựng chính sách (policy), xây dựng mục tiêu (goal, objective), xây dựng tầm nhìn (vision).

7 nguyên tắc quản lý chất lượng theo ISO 9001:2015

Nguyên tắc 1: Hướng vào khách hàng

Doanh nghiệp phụ thuộc vào khách hàng của mình và vì thế cần hiểu các nhu cầu hiện tại và tương lai của khách hàng, để không những đáp ứng mà còn phấn đấu vượt cao hơn sự mong đợi của khách hàng. Chất lượng sản phẩm hàng hoá của một doanh nghiệp phải được định hướng bởi khách hàng, doanh nghiệp phải sản xuất, bán cái mà khách hàng cần chứ không phải cái mà doanh nghiệp có.

Nguyên tắc 2: Vai trò của lãnh đạo

Lãnh đạo thiết lập sự thống nhất đồng bộ giữa mục đích và đường lối của doanh nghiệp. Lãnh đạo cần tạo ra và duy trì môi trường nội bộ trong doanh nghiệp để hoàn toàn lôi cuốn mọi người trong viêc đạt được các mục tiêu của doanh nghiệp

Nguyên tắc 3: Sự tham gia của mọi người

Con người là nguồn lực quan trọng nhất của một doanh nghiệp và sự tham gia đầy đủ với những hiểu biết và kinh nghiệm của họ rất có ích cho doanh nghiệp. Theo ISO 9001:2015, quá trình quản lý và cải tiến chất lượng cần có sự tham gia của tất cả thành viên ở mọi cấp bậc trong doanh nghiệp. Nhân sự cần được nhìn nhận đúng về năng lực và trao quyền quyết định để làm việc hiệu quả hơn.

Nguyên tắc 4: Tiếp cận theo quy trình

Chất lượng cần được quản lý với một quy trình khoa học và rõ ràng sẽ đạt hiệu quả tốt nhất. Điều này có nghĩa là doanh nghiệp cần quản lý toàn diện quy trình trong hoạt động kiểm soát chất lượng từ khâu đầu vào, các công đoạn đến đầu ra của một sản phẩm. Mục đích là đảm bảo chất lượng nhất quán trong mỗi quy trình, đáp ứng được các mục tiêu như dự kiến, đồng thời nguồn lực được phân bố hợp lý hơn, giảm sự lãng phí.

Nguyên tắc 5: Liên tục cải tiến

Trong bối cảnh thế giới luôn không ngừng thay đổi mỗi giờ, việc cải tiến ngày càng trở nên cần thiết. Chất lượng định hướng bởi khách hàng, mà nhu cầu mong muốn của khách hàng là luôn luôn biến đổi theo xu hướng muốn thoả mãn ngày càng cao các yêu cầu của mình, bởi vậy chất lượng cũng luôn cần có sự đổi mới. Muốn có sự đổi mới và nâng cao chất lượng thì phải thực hiện cải tiến liên tục, không ngừng.

Nguyên tắc 6: Quyết định dựa trên dữ liệu

Mọi quyết định và hành động của hệ thống quản lý hoạt động kinh doanh muốn có hiệu quả phải được xây đựng dựa trên việc phân tích dữ liệu và thông tin. Doanh nghiệp sản xuất có thể ứng dụng phần mềm ERP và MES để quản lý dữ liệu.

Nguyên tắc 7: Quan hệ hợp tác cùng có lợi với nhà cung ứng

Doanh nghiệp và người cung ứng phụ thuộc lẫn nhau, và mối quan hệ tương hỗ cùng có lợi sẽ nâng cao năng lực của cả hai bên để tạo ra giá trị.

8 lợi ích quan trọng của quản lý chất lượng đối với doanh nghiệp sản xuất

Việc chú trọng vào hoạt động quản lý chất lượng sẽ giúp doanh nghiệp giảm nguy cơ đưa ra thị trường những sản phẩm không đạt chất lượng. Nhưng lợi ích nổi trội hơn, đó là việc nâng cao thương hiệu, vị thế và sự hài lòng của khách hàng. ITG Technology đã khái quát được 8 lợi ích nổi bật khi đẩy mạnh hoạt động quản lý chất lượng trong doanh nghiệp:

• Nâng cao ý thức của người lao động
• Đảm bảo chất lượng sản phẩm, dịch vụ
• Giảm các chi phí phát sinh do sai hỏng
• Cải tiến chất lượng sản phẩm
• Giảm lãng phí
• Gia tăng sự trung thành của khách hàng
• Duy trì nguồn khách hàng thường xuyên
• Mở rộng thị trường, tăng cường vị thế, uy tín trên thị trường

Bài viết Vai trò của quản lý chất lượng đối với doanh nghiệp sẽ phân tích sâu hơn những lợi ích mà doanh nghiệp đạt được khi chú trọng thực hiện khâu quản lý chất lượng.

4 Bước trong Quy trình quản lý chất lượng

• Bước 1 - Hoạch định chất lượng (QP - Quality Planning)

Hoạch định chất lượng là bước khởi đầu trong quy trình quản lý chất lượng. Quality Planning là một hoạt động xác định mục tiêu và các phương tiện, nguồn lực và biện pháp nhằm thực hiện mục tiêu về chất lượng sản phẩm.

Hoạch định chất lượng được đặc biệt chú trọng trong các giai đoạn tiền sản xuất. Lý do chủ yếu là do các lỗi phát sinh có thể dễ dàng được phát hiện và loại từ sớm bằng các biện pháp thích hợp. Và trong các giai đoạn tiền sản xuất này, chi phí loại bỏ các sai sót đó bằng một phần nhỏ so với chi phí loại bỏ lỗi phát sinh trong hoặc sau quá trình sản xuất.

Có nhiều phương pháp để hoạch định chất lượng nhưng phương pháp APQP - Hoạch định chất lượng sản phẩm nâng cao được sử dụng nhiều hơn cả. Để tìm hiểu kỹ hơn về phương pháp này, vui lòng đọc thêm tại bài Hoạch định chất lượng Quality Planning theo phương pháp APQP

• Bước 2 - Đảm bảo chất lượng (QA - Quality Assurance)

Quality Assurance là hệ thống các công việc tập trung vào nhiệm vụ giám sát, quản lý và đảm bảo chất lượng của quy trình sản xuất của công ty theo một chuẩn mực chất lượng. QA sẽ quản lý chặt chẽ các tiêu chuẩn chất lượng trong tất cả các giai đoạn từ khâu nghiên cứu thị trường, thiết kế … cho đến khâu sản xuất ra sản phẩm cuối cùng và bán hàng, tiêu thụ trên thị trường.

Không ít người nhầm lẫn giữa khái niệm về QA và QC, do cả 2 lĩnh vực này đều liên quan đến quản lý chất lượng. Tuy nhiên, trên thực thế hai khái niệm này hoàn toàn khác nhau. Bạn có thể tham khảo bài viết chuyên sâu: Sự khác biệt giữa QA và QC để tìm hiểu về hai khái niệm này.

• Bước 3 - Kiểm soát chất lượng (QC - Quality Control)

Hoạt động Kiểm soát chất lượng được thực hiện dưới các cuộc kiểm tra và thử nghiệm nhằm kiểm tra sản phẩm có đáp ứng các đặc điểm kỹ thuật hoặc các yêu cầu được đặt ra hay không.

Kiểm soát chất lượng sản phẩm (QC) là yếu tố cần thiết để đảm bảo sản phẩm được duy trì hoặc cải thiện tốt hơn. Bạn có thể tìm thấy nội dung của quy trình kiểm soát chất lượng (IQC, PQC, OQC) tại đây

• Bước 4 - Cải tiến chất lượng (QI - Quality Improvement)

Cải tiến chất lượng sản phẩm là một trong những điều quan trọng nhất để đạt được tăng trưởng doanh số bán hàng và lợi nhuận trong dài hạn. Để hoạt động quản lý chất lượng có hiệu quả, cần nghiên cứu xem xét mối tương quan và tác động của các yếu tố ảnh hưởng đến chất lượng để thỏa mãn yêu cầu của khách hàng. Trong phần 4 của bài viết, chúng tôi sẽ giới thiệu đến bạn các cách thức để cải tiến chất lượng hiệu quả cho doanh nghiệp.

Các yếu tố ảnh hưởng đến chất lượng sản phẩm

Chất lượng của sản phẩm được tạo nên từ nhiều yếu tố và nhiều điều kiện trong chu kỳ sống của sản phẩm PLC (Product Life Cycle). Chất lượng được hình thành từ khi xây dựng phương án sản xuất sản phẩm, thiết kế, lập kế hoạch, chuẩn bị sản xuất, sản xuất, phân phối và tiêu dùng.

2 Nhóm yếu tố ảnh hưởng đến chất lượng sản phẩm của doanh nghiệp bao gồm:

Nhóm yếu tố bên trong nội tại của doanh nghiệp:

• Men - Con người
• Methods - Phương pháp
• Machines -Trang thiết bị
• Materials - Nguyên vật liệu

Nhóm yếu tố bên ngoài:

• Chính sách kinh tế
• Điều kiện kinh tế xã hội
• Những yêu cầu của thị trường
• Sự phát triển của khoa học kỹ thuật
• Hiệu lực của cơ chế quản lý

Trong đó yếu tố 4M (Men, Methods, Machines, Materials) thể hiện rõ nét trình độ tổ chức, quản lý, năng lực công nghệ của một doanh nghiệp. Đây là yếu tố chính ảnh hưởng đến chất lượng của sản phẩm. Với phương pháp công nghệ thích hợp, với trình độ tổ chức quản lý sản xuất tốt góp phần nâng cao chất lượng sản phẩm từ đó nâng cao vị thế thương hiệu trên thị trường.

Để đánh giá hiệu suất tổng hợp của quản lý chất lượng, các doanh nghiệp thường sử dụng mô hình chi phí chất lượng COQ.

Phần 2: Hệ thống quản lý chất lượng - QMS

Hệ thống quản lý chất lượng (Quality Management System - QMS) được định nghĩa là một hệ thống ghi lại các quy trình, thủ tục và trách nhiệm để đạt được các chính sách và mục tiêu chất lượng. QMS giúp điều phối và chỉ đạo các hoạt động của tổ chức để đáp ứng các yêu cầu của khách hàng, nâng cao hiệu quả chất lượng một cách liên tục. ISO 9001 và TQM là hai hệ thống quản lý chất lượng nổi bật nhất trong hệ thống quản lý chất lượng QMS.

Tìm hiểu thêm về một tiêu chuẩn khác cũng được áp dụng phổ biến trong quản lý chất lượng - AQL

• Hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001: 2015

ISO 9001:2015 là bộ tiêu chuẩn quốc tế về hệ thống quản lý chất lượng bao gồm những nguyên tắc, yêu cầu cơ bản tập trung vào việc nâng cao hiệu quả chất lượng để đáp ứng, thỏa mãn các yêu cầu cùng mong đợi của khách hàng. Đây là một trong những yếu tố quan trọng để doanh nghiệp gia nhập chuỗi cung ứng toàn cầu.

Với hơn 1,1 triệu chứng chỉ được cấp trên toàn cầu, ISO 9001 giúp các tổ chức chứng minh với khách hàng của họ rằng: họ cung cấp các sản phẩm và dịch vụ có chất lượng chuẩn quốc tế. Quyền tổng thư ký ISO - Kevin McKinley cho biết: ISO 9001 cho phép các tổ chức cần thích ứng với một thế giới đang thay đổi. Ứng dụng ISO giúp nâng một tổ chức thỏa mãn yêu cầu của khách hàng và cung cấp một nền tảng thống nhất cho sự phát triển và thành công bền vững.

Quy trình thực hiện ISO trong doanh nghiệp sẽ bao gồm 9 bước:

• Bước 1: Tìm hiểu tiêu chuẩn ISO 9001
• Bước 2: Đánh giá thực trạng doanh nghiệp và so sánh với tiêu chuẩn
• Bước 3: Thiết lập hệ thống tổ chức chỉ đạo cho việc áp dụng ISO 9001:2015
• Bước 4: Thiết lập quy trình và xây dựng văn bản hệ thống chất lượng theo ISO 9001: 2015
• Bước 5: Triển khai áp dụng hệ thống chất lượng theo ISO 9001: 2015
• Bước 6: Đánh giá nội bộ
• Bước 7: Chuẩn bị cho đánh giá chứng nhận
• Bước 8: Tiến hành đánh giá chứng nhận
• Bước 9: Duy trì hệ thống chất lượng sau khi chứng nhận

Nếu doanh nghiệp bạn đang muốn tìm hiểu và triển khai hệ thống ISO 9001: 2015, bạn có thể tham khảo nội dung: Hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001: 2015. Bài viết sẽ cung cấp những thông tin rất hữu ích bao gồm: nguyên tắc quản lý chất lượng theo ISO 9001: 2015, chi tiết các bước triển khai và các lỗi thường gặp khi vận hành hệ thống này.

• Hệ thống quản lý chất lượng toàn diện TQM

Quản lý chất lượng toàn diện (Total Quality Management - TQM) được ví là chiếc “gậy thần” góp phần đưa nước Nhật trở thành cường quốc về chất lượng và kinh tế.

Hệ thống quản lý chất lượng toàn diện (TQM) là quá trình liên tục phát hiện và giảm thiểu hoặc loại bỏ các lỗi trong sản xuất, cải thiện trải nghiệm của khách hàng và đảm bảo rằng nhân viên được đào tạo theo kịp tốc độ phát triển của thị trường. Nguyên tắc cốt lõi của TQM đó là đảm bảo sự tham gia của tất cả các thành viên trong doanh nghiệp vào quá trình quản lý và cải tiến chất lượng, vì mọi người sẽ quan tâm và tự hào hơn nữa về công việc của họ. Triển khai TQM góp phần gia tăng sự thỏa mãn khách hàng và góp phần xây dựng văn hóa doanh nghiệp.

• Sự khác biệt giữa ISO 9001 và TQM

• Xuất phát từ yêu cầu của khách hàng, tạo sự tin tưởng cho khách hàng
• Hệ thống nhằm duy trì chất lượng

• Sự tự nguyện của nhà sản xuất
• Hoạt động nhằm cải tiến chất lượng

• Chỉ tập trung vào hệ thống chất lượng, đòi hỏi sự đánh giá và cải tiến liên tục các yếu tố của hệ thống chất lượng.
• Không đề cập đến sự phù hợp của sản phẩm với tiêu chuẩn cụ thể

• Bao quát mọi mặt của sản xuất: chất lượng, giá thành, giao hàng, an toàn

• Kiểm soát hoạt động bằng văn bản, buộc mọi cá nhân trong tổ chức phải tuân thủ
• Đưa ra những chuẩn mực chung cho mọi hệ thống chất lượng, có đánh giá của bên thứ 3
• Không có sản phẩm khuyết tật

• Lấy con người làm trung tâm: Trao quyền quản lý cho người lao động
• Không yêu cầu tuân thủ tuyệt đối các tiêu chuẩn cho phép, mà chú trọng cải tiến liên tục.
• Tạo ra SP có chất lượng tốt nhất

• Là chuẩn mực quốc tế được thừa nhận rộng rãi, có dịch vụ tư vấn và chứng nhận của bên thứ ba nên được khách hàng tin tưởng

• Cung cấp nhiều phương pháp công cụ quản lý cụ thể như: 5S, PDCS. TQC, JIT, 7 Tools
• Tổ chức nào cũng có thể thực hiện một số hoạt động TQM trong đó có việc vận hành có hiệu quả chu trình PDCA

Phần 3: Các công cụ quản lý chất lượng

7 Công cụ quản lý chất lượng (7 QC Tools)

Trong hàng trăm công cụ quản lý và cải tiến chất lượng, 7 Công cụ quản lý chất lượng (7 QC Tools) là công cụ truyền thống, được sử dụng nhiều nhất. Từ sau chiến tranh thế giới lần thứ hai, liên hiệp các nhà khoa học và kỹ sư Nhật Bản (Japanese Union of Sentiments and Engineers) đã lựa chọn 7 QC Tool để phổ biến trong quản lý chất lượng cho mọi tầng lớp và doanh nghiệp nước Nhật. Sau đó, bảng công cụ này đã được sử dụng phổ biến ở nhiều quốc gia trên thế giới, giúp các doanh nghiệp sản xuất đảm bảo đảm bảo chất lượng của sản phẩm. Đến nay, 7QC tool vẫn là công cụ vẫn được dùng phổ biến để quản lý chất lượng.

Theo đó 7 Công cụ quản lý chất lượng (7 QC Tools) bao gồm:

• Biểu đồ nhân quả (Cause and Effect Diagram)
• Phiếu kiểm tra (Checksheet)
• Biểu đồ kiểm soát (Control Chart)
• Biểu đồ phân bố (Histogram)
• Biểu đồ Pareto (Pareto Diagram)
• Biểu đồ phân tán (Scatter Diagram)
• Biểu đồ phân lớp (Stratification) hay nhiều nơi thay thế bằng Lưu đồ (Flow Chart)

Sử dụng 7 công cụ quản lý chất lượng, bạn có thể thống kê và phân tích các yếu tố lỗi hỏng trong quá trình sản xuất. Những công cụ này được thực hiện dựa trên số liệu, đơn giản nhưng hữu hiệu.

ITG Technology giới thiệu đến bạn cuốn ebook: Thực hành ứng dụng 7 QC Tools trong Quản lý chất lượng và Chuyển đổi số doanh nghiệp. Cuốn ebook được trình bày một cách trực quan, dễ hiểu kèm những ví dụ thực tế sẽ giúp người đọc dễ dàng áp dụng một cách hiệu quả trong hoạt động quản lý, cải tiến chất lượng của mình. Để nhận tài liệu, bạn có thể truy cập tại đây để download Ebook 7QC Tools miễn phí.

7 Công cụ quản lý chất lượng mới (7 New Tools)

Napoleon đã từng nói: “một hình vẽ sẽ có giá trị hơn một nghìn lời nói” điều này có nghĩa là trong quá trình hoạt động sản xuất và kinh doanh, việc xử lý các số liệu cũng như các quy trình bằng những hình ảnh minh họa cụ thể sẽ nhận biết được xu thế của quá trình, nhờ đó có được những phương pháp giải quyết vấn đề tốt nhất. Có thể khẳng định rằng, việc áp dụng hệ thống quản lý chất lượng sẽ không có kết quả nếu không áp dụng các công cụ thống kê. Bảy công cụ mới được xây dựng với mục đích sắp xếp các dữ liệu dưới dạng biểu đồ.

Nội dung của 7 Công cụ quản lý chất lượng mới (7 New Tools) bao gồm:

• Biểu đồ cây (Tree Diagram)
• Biểu đồ ma trận (Matrix Diagram)
• Biểu đồ mũi tên (Arrow Dìagram)
• Biểu đồ phân tích dữ liệu ma trận (Matrix Data Analysis Chart)
• Biểu đồ quá trình ra quyết định (PDPC Chart)
• Biểu đồ quan hệ (Relation Chart)
• Biểu đồ tương đồng (Affinity Diagram)

Có lẽ bạn đã quen thuộc với khái niệm 7QC tool, tuy nhiên bạn cũng có thể tham khảo thêm về 7 Công cụ quản lý chất lượng mới (7 New Tools) để nâng cao kỹ năng về quản lý chất lượng.

Các phương pháp cải tiến chất lượng - hỗ trợ quản lý chất lượng hiệu quả

• Chu trình PDCA

Chu trình PDCA là viết tắt của Plan - Do - Check - Act là một chu trình cải tiến được thiết kế dựa trên việc đề xuất các thay đổi, thực hiện thay đổi, đo lường kết quả và tích hợp thay đổi trên toàn hệ thống. Nó là yếu tố thiết yếu của triết lý sản xuất tinh gọn và ngày càng được các doanh nghiệp hiện đại ứng dụng nhằm giám sát và quản lý sản xuất nói chung và quản lý chất lượng nói riêng.

Chu trình PDCA tuân theo 4 bước:

• Plan - Lập kế hoạch
• Do - Thực hiện kế hoạch đã lập
• Check - Kiểm tra việc thực hiện kế hoạch
• Act - Thực hiện điều chỉnh, cải tiến thích hợp, sau đó bắt đầu lại việc lập kế hoạch điều chỉnh cải tiến này và thực hiện chu trình P-D-C-A mới.

Đọc thêm: Ứng dụng chu trình PDCA quản lý và cải tiến chất lượng

Ứng dụng chu trình PDCA trong doanh nghiệp

• 6 sigma

6 Sigma là một phương pháp cải tiến quy trình bao gồm các công cụ giúp nâng cao và cải tiến chất lượng. 6 Sigma được phát triển bởi hãng Motorola vào năm 1985. 6 Sigma trở nên phổ biến sau khi Jack Welch áp dụng triệt để nó trong chiến lược kinh doanh của tại General Electric năm 1995. Đến nay, 6 Sigma được áp dụng trên toàn thế giới khi nhiều tổ chức nhận ra rằng nó có thể được sử dụng trong nhiều ứng dụng hơn là sản xuất hàng loạt, mang tính kỹ thuật cao. Giống như TQM và các sáng kiến chất lượng khác, 6 Sigma bao gồm các công cụ được sử dụng để giảm thiểu khuyết tật, cải thiện chất lượng và lợi nhuận.

Mục đích của ứng dụng 6 Sigma là nâng cao chất lượng của quá trình tạo ra thành phẩm bằng cách nhận diện và loại bỏ những nguyên nhân gây lỗi, khuyết tật và giảm thiểu tối đa độ bất ổn định trong sản xuất và hoạt động kinh doanh. Hệ thống 6 sigma sử dụng nhiều phương pháp thống kê, và tạo ra một nền tảng kiến thức đặc biệt cho những người quản lý trong tổ chức.

Six Sigma sử dụng một khung giải quyết vấn đề được gọi là DMAIC: Xác định, Đo lường, Phân tích, Cải thiện và Kiểm soát. Six Sigma đôi khi được kết hợp với phương pháp Quản lý tinh gọn để quản lý chất lượng, và không chỉ tập trung vào việc phát hiện và giải quyết các vấn đề mà còn để ngăn ngừa lỗi ngay từ đầu.

Bạn sẽ tìm thấy trong bài viết: 6 Sigma cải tiến quản lý chất lượng như thế nào những thông tin hữu ích về các phương thức triển khai 6 Sigma trong thực tế.

• Kaizen

Kaizen hay “cải tiến không ngừng” là triết lý mang lại thành công cho người Nhật trong suốt 50 năm qua. Kaizen được coi là trái tim của hệ thống sản xuất của Toyota. Bạn hoàn toàn có thể ứng dụng Kaizen để cải tiến chất lượng sản phẩm của của công ty của bạn.

Kaizen không phải là một sự kiện kéo dài một tuần hay hoạt động “ngắn ngày”. Phần lớn thành công của công ty là nhờ nhân sự cam kết 100% với Kaizen mỗi ngày.

Các bước ứng dụng Kaizen để nâng cao hiệu quả quản lý chất lượng bao gồm:

• Phân tích quy trình ảnh hưởng đến chất lượng: Vấn đề chất lượng bao gồm những tình trạng chất lượng không thay đổi theo thời gian, hoặc có xu hướng xấu đi, các vấn đề phát hiện ra trong sản xuất trong quá trình QC, các lỗi khách hàng khiếu nại.
• Xác định vấn đề ảnh hưởng đến chất lượng cần cải thiện: Để dễ dàng trong việc phân tích chúng ta nên sử dụng các biểu đồ pareto, biểu đồ xương cá, 5M 1E (Man - con người, Machine - Máy móc, Method- Phương pháp, Measure - Đo lường, Material - vật liệu, Information - Thông tin, Environment - Môi trường).
• Xây dựng giải pháp cải tiến chất lượng: Các thành viên ban cải tiến đưa ra các ý tưởng cải tiến dựa trên tình trạng của vấn đề, đầu tiên hãy đưa ra tất cả các ý tưởng sau đó xem điểm mạnh , điểm yếu của từng ý tưởng đó là gì, việc kết hợp được tất cả các điểm mạnh là một lựa chọn tốt nhất, để ý tưởng có thể thực hiện được phải tiến hành đánh giá tình khả khi của vấn đề dựa trên các yếu tố sẵn có và thời gian như nguồn lực con người, chi phí sử dụng, cơ sở hạ tầng.
• Thực hiện cải tiến chất lượng theo phương pháp đề ra: Sau khi đã có ý tưởng cải tiến thì cần lập kế hoạch để cải tiến để nắm bắt được chúng ta định làm cho cái gì, ai là người chịu trách nhiệm làm, khi nào làm, thời gian làm là bao nhiêu, khi nào kiểm tra khi nào đánh giá, khi nào triển khai mở rộng.
• Theo dõi và đánh giá kết quả: Chúng ta phải tiến hành áp dụng ý tưởng cải tiến chất lượng sau đó đánh giá kết quả hàng ngày xem tình trạng chất lượng có được cải thiện hay không, thời gian đánh giá tùy thuộc vào tần suất của vấn đề xảy ra, ví dụ: Nếu khi trước vấn đề xảy ra hàng ngày với số lượng nhiều, thì thời gian đánh giá chúng ta chỉ cần tối đa trong 6 ngày là đủ, tuy nhiên nếu vấn đề trước xảy ra theo tần suất vài ngày một thì thời gian đánh giá nên lâu hơn có thể là 1 tháng. Dựa trên kết quả đánh giá chúng ta có thể quyết định được ý tưởng cải tiến chúng ta đưa ra có hiệu quả hay không, nếu không hiệu quả chúng ta nên tiến hành phân tích lại từ đầu.
• Chuẩn hóa giải pháp quản lý chất lượng trong doanh nghiệp: Giải pháp cải tiến chất lượng sau khi đã được đánh giá là tốt chúng ta nên bắt đầu chuẩn hóa nó thành văn bản như bản hướng dẫn công việc: “quy định, quy trình… . Sau đó tiến hành đào tạo cho thành viên liên quan (Ví dụ: Giải pháp lỗi cho xước mặt gương của linh kiện A, linh kiện B cũng có bề mặt và điều kiện giống linh kiện A, chúng ta nên áp dụng giải pháp này cho cả linh kiện B).

Bài viết 6 bước thực hiện Kaizen để cải tiến quản lý chất lượng trình bày các bước cần thiết để áp dụng Kaizen để cải tiến toàn bộ hoạt động của doanh nghiệp của bạn.

Lợi ích mang lại của hệ thống quản lý chất lượng là gì?

Thi hành hệ thống quản lý chất lượng ảnh hưởng đến mọi khía cạnh hoạt động của doanh nghiệp. Hai lợi ích bao quát của việc thiết kế và thực hiện các hệ thống quản lý chất lượng đã được ghi nhận bao gồm:

• Đáp ứng yêu cầu của khách hàng, giúp tạo ra niềm tin của khách hàng vào doanh nghiệp, nhờ đó doanh nghiệp sẽ có nhiều khách hàng hơn, bán nhiều hàng hơn và có nhiều khách hàng quay lại hơn ( khác với khách hàng trung thành)
• Đáp ứng được những yêu cầu của doanh nghiệp, đảm bảo tuân thủ các quy định, cung cấp sản phẩm và dịch vụ theo cách hiệu quả nhất về chi phí và nguồn tài nguyên, tạo chỗ cho sự mở rộng, tăng trưởng và lợi nhuận.

Trong những lợi ích tổng thể này còn có các lợi ích khác như giúp truyền đạt sự sẵn sàng để tạo ra những kết quả nhất quán, ngăn ngừa sai sót, giảm chi phí, đảm bảo các quy trình được xác định, kiểm soát, và liên tục cải tiến theo các yêu cầu của doanh nghiệp.

Mặc dù bất kỳ hệ thống quản lý chất lượng nào cũng được tạo ra cũng để đáp ứng các nhu cầu riêng biệt của mỗi doanh nghiệp, nhưng có một số yếu tố chung mà tất cả mọi hệ thống đều có, bao gồm:

• Chính sách chất lượng và mục tiêu chất lượng của doanh nghiệp
• Sổ tay chất lượng
• Thủ tục, hướng dẫn và hồ sơ
• Quản lý dữ liệu
• Quy trình nội bộ
• Sự hài lòng của khách hàng từ chất lượng sản phẩm
• Cơ hội cải tiến
• Phân tích chất lượng

Mỗi yếu tố của một hệ thống quản lý chất lượng đều hướng tới mục tiêu chung là đáp ứng các yêu cầu của khách hàng và của doanh nghiệp. Đảm bảo mỗi yếu tố của một QMS chắc chắn thực hiện đúng và theo chức năng của QMS.

Thiết lập và triển khai hệ thống quản lý chất lượng

Thiết lập một hệ thống quản lý chất lượng giúp doanh nghiệp vận hành một cách có hiệu quả. Trước khi thiết lập hệ thống quản lý chất lượng, doanh nghiệp phải xác định và quản lý các quá trình kết nối đa chức năng khác nhau để chắc chắn rằng sự hài lòng của khách hàng luôn là mục tiêu hàng đầu. Có rất nhiều điều cần cân nhắc khi thiết lập một hệ thống QMS cho tổ chức của bạn. Điều quan trọng là phải đảm bảo được nó là một lựa chọn chiến lược, chịu ảnh hưởng bởi các mục tiêu, nhu cầu và sản phẩm và dịch vụ được cung cấp khác nhau. Cấu trúc này chủ yếu dựa vào chu kỳ Plan-Do-Check-Act (PDCA) và cho phép sự cải tiến liên tục, cả về sản phẩm và QMS. Các bước cơ bản để thực hiện một hệ thống quản lý chất lượng như sau:

• Thiết kế:

Doanh nghiệp cần tập trung tìm hiểu và tiếp cận nhu cầu của khách hàng, hướng đến sản phẩm tạo ra cần đạt được sự hài lòng của khách hàng. Bước thiết kế và xây dựng sẽ là khung cấu trúc để phát triển các kế hoạch thực thi và cần đặt nhiều thời gian và công sức để xây dựng một hệ thống hoàn chỉnh

• Triển khai: Cần chi tiết hóa bằng cách chia nhỏ những quy trình và huấn luyện, đào tạo những nhân viên thêm kiến thức chuyên môn.
• Kiểm soát và đo lường và cải tiến: Đây là bước để xác định, đánh giá mức độ hiệu quả và năng suất làm việc của từng quá trình trong chuỗi các quá trình của quy trình và sau đó thông báo lại kết quả này cho nhân viên, cập nhật những xu hướng, phương pháp mới nhất tốt nhất dựa trên những thông tin nhận được ở quá trình thực hiện trên.

Giải pháp phần mềm quản lý chất lượng sản xuất - 3S MES

Ngày nay, các doanh nghiệp sản xuất đã chú trọng hơn trong việc ứng dụng công nghệ phần mềm để hỗ trợ quản lý chất lượng. Trong đó ứng dụng phần mềm MES được coi là một giải pháp tối ưu được nhiều doanh nghiệp lựa chọn.

Trong đó, 3S MES là giải pháp quản lý toàn diện hoạt động sản xuất được ứng dụng thành công cho nhiều doanh nghiệp có quy mô vừa và lớn ở Việt Nam. 3S MES nằm trong bộ giải pháp nhà máy thông minh 3S iFACTORY giúp khách hàng chuyển đổi số để dẫn đầu trong lĩnh vực sản xuất của mình, thông qua việc tối ưu hóa các yếu tố S- Q- C- D (Tốc độ - Chất lượng - Chi phí - Tiến độ).

3S MES tích hợp với các thiết bị IoT cho phép thu thập dữ liệu về hoạt động sản xuất theo thời gian thực, giúp cấp quản lý theo dõi tiến trình, ra quyết định hoặc xử lý sự cố nhanh chóng hơn, hiệu quả công việc tăng từ 30-40%. Cuối cùng hệ thống cũng giúp tính toán chi phí sản xuất, chi phí phát sinh từ nguyên vật liệu, nhân công và khấu hao máy móc. Đây là chức năng giúp nhà sản xuất có thể tối ưu năng lực và giá thành sản phẩm. Hiện, 3S MES được ITG Technology triển khai cho nhóm khách trong lĩnh vực sản xuất bao bì, đúc nhựa dược phẩm, linh kiện điện tử, cơ khí chế tạo…ở mọi quy mô.

Phần mềm quản lý chất lượng trong doanh nghiệp đã hoạt động như thế nào?

Quản lý chất lượng (Q) là một trong những chức năng cốt lõi và quan trọng của hệ thống 3S MES. 3S MES giúp thu thập dữ liệu tại các công đoạn kiểm soát chất lượng sản phẩm bao gồm: IQC - PQC - OQC. Các dữ liệu thu thập được sẽ đưa ra các báo cáo thống kê loại lỗi, nguyên nhân lỗi để người quản lý có thể phân tích, đánh giá và đưa ra phương án khắc phục. Hơn thế, nếu xảy ra lỗi trong quá trình sản xuất, hệ thống cảnh báo sẽ được thiết lập tự động để nhận diện và khoanh vùng lỗi ngay trên các công đoạn sản xuất.

Ưu điểm nổi bật của hệ thống 3S MES của ITG là tích hợp bộ công cụ công cụ kiểm soát chất lượng 7QC tool chuẩn quốc tế. Đối với những doanh nghiệp sản xuất yêu cầu sản phẩm đạt được chất lượng nghiêm ngặt thì đây sẽ là một trong những công cụ hữu ích cho người quản lý để giúp phân tích, theo dõi và kiểm soát tốt chất lượng sản phẩm đạt chuẩn yêu cầu. Với việc thực hành các công cụ này, doanh nghiệp của bạn sẽ chủ động hơn trong việc nhận diện các vấn đề của mình (ví dụ các lãng phí, sự kém hiệu quả trong quá trình, các nguyên nhân gây ra lỗi sản phẩm, các cơ hội cải tiến…) để xác định được đâu là nguyên nhân gốc rễ ảnh hưởng đến chất lượng từ đó tìm kiếm ra các phương pháp để giải quyết vấn đề này.

Bạn sẽ tìm thấy những lợi ích của hệ thống 3S MES trong quản lý chất lượng trong bài viết Hệ thống 3S MES hỗ trợ sản xuất hỗ trợ quản lý chất lượng như thế nào?

Kết luận về quản lý chất lượng

Quá trình toàn cầu hóa đang diễn ra mạnh mẽ và yêu cầu người tiêu dùng về chất lượng gia tăng đã làm thay đổi quy luật cuộc chơi trên thị trường. Chất lượng là một trong những yếu tố tạo lên ưu thế cạnh tranh của một doanh nghiệp giữa vô vàn các đối thủ cạnh tranh khác trong thị trường. Để quản lý chất lượng hiệu quả, doanh nghiệp cần áp dụng một cách sáng tạo các phương pháp quản lý và cải tiến chất lượng kể trên và kết hợp với sức mạnh cộng hưởng của công nghệ. Nếu bạn đang tìm kiếm một phần mềm hỗ trợ quản lý và cải tiến chất lượng hiệu quả, hãy liên hệ với chuyên gia tư vấn của chúng tôi: 092.6886.855 để được hỗ trợ.