Phân Tích Công Việc: Khái Niệm, Vai Trò, Quy Trình Cần Biết

Phân tích công việc là điều đầu tiên mà nhà tuyển dụng cần làm trước khi đăng tin tìm kiếm ứng viên. Vì sao ư? Vì đây là cơ sở để nhà tuyển dụng hiểu và mô tả được công việc cho vị trí mà doanh nghiệp đang cần nhân sự, từ đó chọn được đúng nhân tài mà tổ chức đang cần.

Việt Nam là đất nước giàu nguồn nhân lực, tuy nhiên trong đó chỉ có 60% đáp ứng được tiêu chuẩn của nhà tuyển dụng, đẩy sự canh tranh giữa các doanh nghiệp ngày càng gay gắt hơn. Muốn thu hút ứng viên giỏi, nhất định phải có “bí kíp”. Và một trong những yếu tố không thể thiếu làm nên bộ “bí kíp” đó của nhà tuyển dụng chính là quá trình phân tích công việc. Bạn đang có rất nhiều câu hỏi xoay quanh phân tích công việc? Chefjob giải đáp giúp bạn ngay đây.

Phân tích công việc là một trong những “bí kíp” giúp bạn thành công - Ảnh: Internet

Phân tích công việc là gì?

Phân tích công việc được hiểu là quá trình nghiên cứu nội dung công việc, sau đó xác định điều kiện thực hiện các nhiệm vụ, trách nhiệm, quyền hạn cùng các phẩm chất, kỹ năng cần có để hoàn thành. Đây là một quá trình dài mà người quản lý cần có thời gian để ghi chú lại các thông tin liên quan đến bản chất của công việc nhằm đưa ra đánh giá chuẩn xác nhất.

Các dữ liệu thu thập được đóng vai trò then chốt giúp quá trình phân tích công việc diễn ra suôn sẻ, có cơ sở hơn. Cụ thể, phân tích công việc sẽ đi tìm và giải đáp các câu hỏi này:

- Nhiệm vụ của nhân viên là gì?

- Thời gian kết thúc công việc?

- Quá trình thực hiện diễn ra cụ thể như thế nào? Ở đây? Làm thế nào để thực hiện?

- Lý do cần thực hiện những công việc này?

- Yếu tố cần thiết giúp nhân viên hoàn thành tốt nhiệm vụ?

Ý nghĩa, vai trò của phân tích công việc

- Xác định trách nhiệm, quyền hạn của nhân sự khi làm việc, từ đó bảo đảm hiệu quả và đạt được mục tiêu cuối cùng của doanh nghiệp.

- Loại bỏ sự bất bình đẳng của mỗi nhân viên, tránh sự so sánh không cần thiết trong một tổ chức.

- Định hướng phát triển cho nhân sự, xem xét nhu cầu đào tạo nhân viên.

- Làm cơ sở cho việc lên kế hoạch công việc và phân chia thời gian biểu làm việc hợp lý.

- Giúp cấp trên giám sát công việc nhân sự cấp dưới đơn giản, thuận tiện hơn.

- Xây dựng hệ thống đánh giá, xếp hạng công việc làm cơ sở đưa ra thay đổi về mức lương, thưởng phù hợp. Ngoài ra, dựa vào tính chất công việc và tình hình nhân sự hiện tại để quyết định bổ sung hoặc giảm bớt sao cho phù hợp.

Phân tích công việc mang lại nhiều lợi ích thiết thực - Ảnh: Internet

Phân tích công việc và nội dung cần có

Muốn phân tích công việc tối ưu nhất, bạn cần có những thông tin dưới đây:

1. Tình hình thực hiện công việc: Cơ sở thực hiện nhiệm vụ, phương pháp làm việc, thời gian hao phí thực hiện, thành phần công việc,…

2. Yêu cầu nhân sự: Tiêu chuẩn về chất lượng lẫn số lượng nhân viên thực hiện như trình độ chuyên môn, học vấn, nghiệp vụ, thuộc tính cá nhân,…

3. Công cụ, máy móc, trang thiết bị cần có hỗ trợ cho công việc đạt chất lượng tốt nhất.

4. Tiêu chuẩn thực hiện công việc: Định mức thời gian, năng suất,… để đánh giá tiến trình công việc của từng nhân viên.

5. Điều kiện làm việc: Bao gồm cả yêu cầu dành cho nhân viên như sức khỏe, tinh thần đến điều kiện của môi trường như chế độ lương bổng, phụ cấp, đồng phục,…

Xây dựng nội dung cụ thể sẽ giúp quá trình phân tích diễn ra dễ dàng hơn - Ảnh: Internet

Phân tích công việc và trình tự thực hiện

Bước 1: Xác định mục đích sử dụng của dữ liệu phân tích công việc, theo đó sẽ đưa ra hình thức thu thập thông tin phù hợp.

Bước 2: Thu thập thông tin dựa trên cơ cấu tổ chức, văn bản ban hành liên quan đến công việc, chức năng và nhiệm vụ thực tế của vị trí, bản mô tả công việc cũ nếu có,…

Bước 3: Chọn lọc các thông tin thiết yếu và then chốt nhất để đưa vào phân tích, nhằm tiết kiệm thời gian và công sức.

Bước 4: Kiểm tra, xác minh lại tính chuẩn xác của thông tin. Tiến hành công bố và áp dụng rộng rãi trong tổ chức.

Mỗi vị trí đều có đặc điểm riêng nên phân tích công việc cũng vì thế mà khác biệt. Nhân viên Lễ tân sẽ có mô tả khác nhân viên Phục vụ, vị trí Đầu bếp sẽ được phân tích công việc nhiều hơn Phụ bếp. Vì thế, phân tích công việc không chỉ có lợi cho nhân viên và cả người quản lý cũng dễ dàng dựa vào đó để biết được tình hình làm việc của cấp dưới.