Assistant to CEO – challenges and solutions

Trong một số mô tả công việc có lẽ các bạn đã từng nghe đến “Detail oriented”, tức là khả năng chú ý đến chi tiết. Đây là một kỹ năng quan trọng mà bất kỳ Trợ lý nào cũng phải có nếu muốn trở thành Trợ lý giỏi. Việc chú ý vào chi tiết, hay có thể gọi là tinh ý, chu đáo, cẩn trọng, có thể giúp Trợ lý nắm bắt tốt thông tin, có lợi cho việc phán đoán và ra quyết định, giúp Trợ lý tránh phạm phải những sai lầm đắt giá. Bạn có thể có khả năng suy nghĩ tổng quát tốt, hiểu được toàn cảnh bức tranh và có cái nhìn rộng lớn, nhưng đừng để điều đó ngăn cản bạn quan tâm đến những chi tiết nhỏ. Ví dụ bạn có thể trình lên cho CEO một bản kế hoạch kinh doanh với nội dung rất tốt, nhưng bạn không hề để ý rằng mình sai chính tả, mình trình bày lộn xộn, nó có thể khiến bạn nhận một cái cau mày của sếp trước khi họ khen rằng kế hoạch của bạn hay. Hoặc bạn chuẩn bị phòng họp cho công ty mà đến khi bắt đầu mới phát hiện ổ cắm này không phù hợp, dây nối không đủ dài, bút thì không đủ còn micro thì dùng một lúc đã hết pin. Đó chính là những hậu quả dễ thấy nhất của việc thiếu khả năng chú ý đến chi tiết. Kỹ năng này đòi hỏi bạn phải có óc quan sát, sự tập trung và kỹ năng tổ chức. Nếu bạn muốn cải thiện khả năng “Detail oriented” của mình, thì đây là những điều bạn có thể làm.

Bắt đầu từ những việc nhỏ

Hãy dành 5 phút để thực sự tập trung, quan sát và chú ý vào điều gì đó. Mỗi ngày một chút như vậy sẽ tạo cho bạn thói quen chú ý đến mọi việc. Khi quan sát, hãy tự mình đặt ra những câu hỏi ví dụ như cái đó là gì, nó dùng để làm gì, tại sao nó phải ở đó, tại sao sự việc lại diễn ra như vậy. Ví dụ đối với Trợ lý, bạn có thể quan sát và tìm hiểu thói quen của CEO là gì, ông ấy thích uống trà hay cà phê, ông ấy là người thích sự chỉn chu chải chuốt hay là người giản dị, ông ấy có thói quen gì đặc biệt không và có lí do gì không. Hãy dần dần tạo cho mình thói quen quan sát, chú ý để không còn choáng ngợp khi ép mình phải chú tâm để kiểm soát cả một quy trình hay rà soát những hợp đồng dài mấy chục trang.

Viết mọi thứ ra giấy

Chúng ta nhiều khi tin tưởng quá mức vào trí nhớ của mình. Với những chi tiết nhỏ và nhiều, bạn không thể nào nhớ được toàn bộ. Hãy tập cho mình thói quen “take note” - ghi chú. Ví dụ thế này, khi nói chuyện với khách hàng mà bạn tình cờ biết rằng tháng tới ông ấy sẽ chào đón đứa con đầu lòng hoặc ông ấy thích xem bóng đá, hãy ghi lại những thông tin đó. Nó sẽ có ích cho công việc chăm sóc khách hàng khi bạn có thể nhớ chính xác đặc điểm của từng người để cung cấp cho họ những thứ họ cần hoặc những điều họ thích. Nếu bạn tiếp xúc với nhiều khách hàng trong một ngày, việc ghi chú là rất quan trọng để tránh nhầm lẫn kiểu “râu ông nọ cắm cằm bà kia”.

Tập thói quen ghi nhớ tên người

Tên của mỗi người là âm thanh ấn tượng nhất đối với họ. Khi bạn nhớ tên của họ, bạn làm cho họ có cảm giác được tôn trọng và được nhớ đến. Tập thói quen này còn giúp Trợ lý ghi nhớ được những chi tiết nhỏ liên quan đến khách hàng và những người xung quanh. Bạn sẽ thấy khách hàng của bạn ngạc nhiên thế nào nếu bạn nhớ được tên con gái họ và hỏi thăm về lớp học múa của cô bé, trong khi họ chỉ tình cờ nhắc qua trong một lần nói chuyện.

Sử dụng check-list

Hãy sử dụng check-list để kiểm soát những điều bạn cần làm trong dự án của mình. Liệt kê những công việc cần giải quyết để không bỏ sót chi tiết nào, căn cứ vào check-list để biết việc nào đã xong, việc nào chưa. Điều đó giúp các Trợ lý tránh được những lỗi lặt vặt như trong câu chuyện chuẩn bị phòng họp kể trên. Nếu bạn ngại viết tay hay mang theo giấy bút cồng kềnh thì hãy sử dụng Trello - phần mềm quản lý công việc rất hữu hiệu và có thể sử dụng trên điện thoại.

Phân chia sự ưu tiên

Theo các Trợ lý thì tại sao phải lựa chọn ưu tiên? Các bạn đều biết rằng đầu mục công việc của Trợ lý thì rất nhiều. Thông thường người ta mất nhiều thời gian hơn cho những công việc kém quan trọng. Không dành đủ thời gian, sự chú ý cho những công việc cần thiết là lý do tại sao chúng ta hay bỏ quên, thiếu sót điều này điều kia. Vì vậy, sắp xếp phân bổ thời gian hợp lý và biết lựa chọn ưu tiên sẽ giúp Trợ lý tập trung và hiệu quả hơn. Đây cũng chính là bí quyết thành công của Tổng thống Mỹ được biết đến với cái tên ma trận Eisenhower mà chúng tôi đã giới thiệu với các bạn trước đây.

Đừng làm quá nhiều việc cùng lúc

Bộ não con người không thể xử lý cùng lúc quá nhiều việc. Bạn nghĩ rằng bạn đang làm việc thật nhanh và hiệu quả khi làm nhiều thứ cùng lúc, thật ra điều đó chỉ khiến bạn phân tán sự chú ý và không thể thật sự tập trung vào một việc nào cả. Đó là lý do bạn không thể chú ý đến từng mục và bỏ qua chi tiết.

Đừng cẩu thả

Thói quen cẩu thả khiến bạn làm việc qua loa, không có sự chủ động quan sát và phân tích nhạy bén, do đó dễ gặp phải thiếu sót. Công việc gấp gáp thì bạn càng không được vội vàng. Nghe có vẻ mâu thuẫn nhưng nếu bạn làm nhanh làm ẩu thì sẽ càng dễ gặp sai sót và còn mất nhiều thời gian hơn để khắc phục.

Tạo ra cho mình một môi trường thích hợp

Khi bạn sắp xếp và tổ chức công việc một cách có khoa học và thuận tiện cho mình quản lý, bạn sẽ để mắt được đến mọi việc. Một ví dụ cho việc này mà chúng tôi thường nói với các học viên đó là nên có một số quy ước chung về việc sắp xếp tổ chức công việc với CEO. Chẳng hạn khi trình hồ sơ cho sếp phê duyệt, chồng bên phải là đã duyệt xong, chồng bên trái là chưa xử lý, hồ sơ dán tag đỏ là cần làm gấp, dán tag vàng là dự án đang treo… Như vậy khi nhìn vào công việc, bạn sẽ nhanh chóng hiểu mình cần làm gì, tình trạng công việc hiện tại đang như thế nào, dòng chảy công việc khúc mắc ở đâu và cần chú ý đến điều gì.

Tránh các tác nhân gây mất tập trung

Khi bạn cần tập trung để làm việc, nên hạn chế hoặc loại bỏ các tác nhân khiến mình bị phân tán. Tắt điện thoại hoặc các ứng dụng trò chuyện, chọn một căn phòng yên tĩnh, tránh xa các đồng nghiệp nhiều chuyện.

Cuối cùng, các Trợ lý cần hiểu rằng chú ý đến chi tiết không phải là bản năng, nó là một kỹ năng cần được rèn luyện hàng ngày, ngay cả đối với người có sẵn tính tỉ mỉ. Nó sẽ được cải thiện nếu hàng ngày bạn luyện tập những điều trên, đặt sự chú ý của mình vào những điều rất nhỏ như tên người, ngày tháng, thời gian, con số… Trong cuộc sống rất nhiều sự cạnh tranh, “Detail-oriented” chính là một lợi thế rất lớn của bạn, bởi thành công có thể được dựng lên hoặc phá hủy bởi những điều rất nhỏ nhặt.

Bài viết thuộc về Sevencoloriris INC., vui lòng ghi nguồn khi copy!

Các Trợ lý tại Hà Nội đã sẵn sàng cho lớp học PA/EA Coaching mới vào Chủ nhật, 16/10 tới đây chưa ạ? Để đảm bảo cho học viên có thể tiếp thu một khối lượng lớn kiến thức và được tư vấn cụ thể, lớp học giới hạn số người tham gia là 5-6 người thôi. Các bạn đăng ký tham gia tại đây nhé: https://goo.gl/kgnN4B

Nếu bạn chưa biết và muốn tự mình tìm hiểu về chương trình, xin mời tham khảo tại đây.