Nhân viên hành chính là gì? 5 kỹ năng của nhân viên hành chính

Nhắc đến việc làm hành chính, không ít người cho rằng đây là một công việc nhàn hạ đến mức tẻ nhạt khi cả ngày chỉ “quẩn quanh” bên đống giấy tờ, hồ sơ. Thực chất, công việc nhân viên hành chính không hề đơn điệu, thậm chí ẩn chứa nhiều áp lực và vô số việc cần phải làm.

Theo Báo cáo thị trường tuyển dụng của TopCV, vị trí nhân viên hành chính được dự kiến là 1 trong 3 ngành có tỷ lệ người lao động tham khảo để chuyển việc chiếm tỷ lệ cao (trên 20%). Vậy thực tế nhân viên hành chính là gì? Một nhân viên hành chính cần làm thế nào để gia tăng cơ hội thăng tiến trong sự nghiệp? Tất cả sẽ được đề cập trong bài viết dưới đây của TopCV!

Nhân viên hành chính là gì?

Nhân viên hành chính tiếng Anh là: Administrative staff. Đây là một bộ phận không thể thiếu của bất kỳ công ty nào, thậm chí còn được ví như “quản gia” của một doanh nghiệp bởi chỉ cần một ngày thiếu vắng họ, văn phòng náo loạn.

Theo đó, trách nhiệm của một nhân viên hành chính đa dạng và bao quát. Họ đảm nhiệm các công việc liên quan đến thủ tục hành chính, phụ trách văn thư, hỗ trợ nhân viên công ty về các loại giấy tờ, đặt hàng vật dụng văn phòng cần thiết cho quá trình hoạt động của công ty, tư vấn pháp lý cho lãnh đạo nếu cần thiết… và vô số “công việc không tên” khác.

Công việc của nhân viên hành chính khá nhiều, không thể gọi là nhàn nhã như mọi người vẫn nghĩ. Tại các công ty quy mô lớn, bộ phận “Hành chính” và “Nhân sự” sẽ tách biệt. Còn trong các doanh nghiệp vừa và nhỏ, một phòng sẽ đảm nhiệm cả 2 công việc để trao đổi, hỗ trợ lẫn nhau.

>> Bạn đang muốn ứng tuyển vị trí nhân viên hành chính?

Tìm việc Hành chính

Phân biệt nhân viên hành chính và nhân viên nhân sự

Về mục đích, công việc của nhân viên hành chính và nhân viên nhân sự đều hỗ trợ về mặt con người, nhân sự trong cùng một doanh nghiệp.

Tuy nhiên theo tính chất công việc, người làm nhân sự sẽ lắng nghe, chia sẻ với nhân viên. Họ là người dẫn lối các ứng viên tiềm năng đến với doanh nghiệp, đề đạt khi nhân viên hoàn thành tốt nhiệm vụ, thực hiện thiết quân luật khi ai đó vi phạm.

Trong khi đó, người làm hành chính lại như “tay hòm chìa khóa”, hỗ trợ nhân sự trong các hoạt động của doanh nghiệp. Họ đảm nhiệm các công việc từ tổ chức đến hậu cần, từ mua sắm đến thanh toán các chi phí liên quan hay đơn giản đặt lịch các hoạt động giải trí, sự kiện cho doanh nghiệp.

Rõ ràng 2 mảng công việc “Hành chính” và “Nhân sự” hoàn toàn khác biệt. Nếu như nhân viên Nhân sự là cầu nối giữa người lao động và công ty thì nhân viên Hành chính lại là hậu cần, hỗ trợ những thứ thiết yếu phục vụ cho công việc của người lao động.

>>> Xem thêm: Nhân viên hành chính nhân sự là gì? Tìm việc hành chính nhân sự ở đâu?

Tầm quan trọng của nhân viên hành chính trong doanh nghiệp

Công việc hành chính đóng vai trò then chốt trong việc quản lý và hỗ trợ con người, từ đó giúp công ty phát triển về chất lượng yếu tố nhân sự. Nghề nghiệp Hành chính/Văn phòng được dự báo là một trong những ngành nghề có thị trường cung - cầu lao động sôi nổi nhất.

Đảm nhiệm vai trò quan hệ công chúng

Tại công ty, nhân viên hành chính đảm nhiệm vai trò hỗ trợ bộ phận kinh doanh và marketing thực hiện quan hệ công chúng. Bộ phận hành chính chịu trách nhiệm tổ chức các cuộc gặp gỡ với đối tác, buổi họp, hội thảo, họp báo, v.vv.. sao cho các sự kiện diễn ra tốt đẹp, góp phần nâng cao giá trị hoạt động doanh nghiệp.

Xây dựng mối quan hệ tốt đẹp với nhân viên

Các nhân viên hành chính được xem như người truyền đạt nguyện vọng của nhân sự tới người quản trị doanh nghiệp. Trong một môi trường tập thể với rất nhiều con người, mâu thuẫn chẳng thể tránh khỏi. Lúc này, bộ phận hành chính đóng vai trò “người phán xử”, lắng nghe các ý kiến, tìm hiểu nguyên nhân và đưa ra cách xử lý.

Duy trì không khí làm việc tốt

Một môi trường làm việc tốt giúp người lao động nâng cao năng suất làm việc. Vai trò của hành chính viên chính là tìm hiểu điều kiện, thu thập ý kiến về điều kiện làm việc từ nhân sự các bộ phận. Sau đó đề xuất giải pháp nhằm đem lại môi trường làm việc thoải mái nhất cho nhân sự phát huy năng lực.

Mô tả công việc của nhân viên hành chính

Nghĩa vụ và trách nhiệm của một nhân viên hành chính khá phong phú. Đây là bản mô tả công việc nhân viên hành chính phải đảm nhiệm hàng ngày:

Quản lý hồ sơ, giấy tờ

• Trực tiếp thực hiện việc chuyển và nhận các tài liệu quan trọng từ công ty tới khách hàng cũng như đối tác và ngược lại.
• Lưu trữ các loại giấy tờ, tài liệu của doanh nghiệp một cách khoa học, thuận tiện cho việc tìm kiếm khi cần thiết.
• In ấn và photocopy tài liệu, soạn thảo tài liệu nhằm đáp ứng nhu cầu cho các bộ phận.
• Đôi khi tham gia hỗ trợ bộ phận nhân sự xem xét, chọn lọc hồ sơ xin việc từ ứng viên.

Lễ tân

• Tiếp nhận các cuộc điện thoại giao dịch với khách hàng, cũng như đón tiếp khách hàng, đối tác khi đến trao đổi, hợp tác với lãnh đạo.
• Thực hiện công tác chuẩn bị (tài liệu, giấy tờ, nước uống), soạn thảo kế hoạch đến khâu tổ chức cho các cuộc họp, hội nghị trong doanh nghiệp.
• Tổ chức các sự kiện với khách hàng, sự kiện cho nhân sự, theo chỉ thị từ ban lãnh đạo.

Tìm việc ngay

Công tác quản lý tài sản, thiết bị

• Theo dõi các thiết bị, tài sản của công ty, có kế hoạch bảo trì máy móc cố định theo tháng/quý/năm.
• Lên danh sách các thiết bị văn phòng phẩm cần thiết cho doanh nghiệp.
• Phụ trách việc lập phiếu, thanh toán toàn bộ các khoản chi phí cố định như cơ sở vật chất, trang thiết bị nhằm đảm bảo quá trình hoạt động ổn định của doanh nghiệp.

Lên bảng lương, thưởng hàng tháng

• Lập bảng chấm công hàng tháng.
• Tính lương, thưởng hàng tháng và trình lên lãnh đạo xem xét, phê duyệt.
• Hỗ trợ bộ phận kế toán chi trả lương cho nhân viên.

Chấm công, quản lý ngày làm việc của nhân viên

• Thực hiện phổ biến cho nhân viên các thay đổi trong quy định của công ty.
• Theo dõi và quản lý lịch làm việc của nhân sự trong doanh nghiệp.
• Thực hiện các chính sách, chấm công cho tất cả nhân sự.
• Tiếp nhận và xử lý các trường hợp báo cáo về tình trạng của nhân sự bao gồm: ốm đau, hiếu hỉ, nghỉ phép, thai sản…

Hỗ trợ các vấn đề pháp lý khác

• Tư vấn các vấn đề liên quan đến giấy tờ, pháp lý, hỗ trợ cho các lãnh đạo quản lý chương trình, kế hoạch công tác của công ty.
• Cập nhật các loại giấy tờ của nhân sự đảm bảo đầy đủ, đúng theo yêu cầu của Pháp luật.
• Chuẩn bị các điều kiện cần thiết cho người chịu trách nhiệm đi công tác như phương tiện đi lại, ăn uống và nơi ở.

>> Tạo CV để ứng tuyển việc làm Nhân viên hành chính dễ dàng!

Tạo CV ngay

5 kỹ năng cần có của một nhân viên hành chính

Một nhân viên hành chính văn phòng chuyên nghiệp cần đáp ứng đầy đủ các kỹ năng chuyên môn cũng như những kỹ năng mềm nhằm giải quyết công việc tốt nhất.

Kỹ năng giao tiếp và lắng nghe

Là công việc giao tiếp giữa người với người trong một tập thể, nhân viên hành chính cần phải khéo kéo trong cách ứng xử giao tiếp. Đôi khi họ phải bỏ qua cái tôi của bản thân để làm sao đôi bên cùng cảm thấy thoả mãn, hài lòng.

Hành chính viên cần giao tiếp linh hoạt, sáng tạo đối với từng vấn đề - thời điểm - sự kiện, cũng như rèn luyện cho mình khả năng lắng nghe. Điều này giúp họ dễ dàng tiếp thu, đồng cảm và chia sẻ các ý kiến khác nhau từ nhân sự, biết cách xây dựng niềm tin từ mọi người.

Kỹ năng nghiệp vụ văn phòng

Một nhân viên hành chính văn phòng chắc chắn phải thành thạo các thiết bị văn phòng cơ bản như máy tính, máy in hay các phần mềm tin học văn phòng như Excel, Word, Power Point, v.vv.. nhằm phục vụ cho quá trình giải quyết công việc.

Bản thân nhân viên hành chính cũng cần có thái độ cầu thị, không ngừng tìm tòi để nâng cao trình độ. Họ cần linh hoạt trong việc sử dụng các công cụ khác nhau để xử lý công việc, nâng cao kỹ năng nghiệp vụ.

Kỹ năng quản lý và sắp xếp thời gian

Trong công việc hàng ngày, người làm hành chính thường xuyên tiếp xúc với các loại tài liệu, văn thư. Ở một giai đoạn nào đó, họ sẽ phải đối mặt với một khối lượng công việc khổng lồ. Việc sắp xếp, quản lý thời gian tối ưu sẽ giúp họ duy trì đúng tiến độ công việc, tránh rơi vào trạng thái căng thẳng.

Kỹ năng xử lý và giải quyết vấn đề

Bất kỳ công việc nào cũng sẽ gặp khó khăn, vướng mắc. Đứng trước những vấn đề phát sinh, nhân viên hành chính tuyệt đối không được biến mọi chuyện trở nên căng thẳng hơn mà cần có cách xử lý mềm mỏng, tinh tế. Việc hạn chế tối đa mức độ tiêu cực ảnh hưởng tới hiệu quả công việc sẽ mang đến sự hài lòng, tôn trọng.

Kỹ năng lập kế hoạch

Kỹ năng khác cần có của hành chính viên đó là biết lập kế hoạch và lên lịch trình trước. Họ cần biết quản lý các cuộc hẹn, tạo ra kế hoạch mới khi thiếu vắng nhân sự hoặc phát triển hệ thống thủ tục văn phòng. Một nhân viên hành chính có khả năng lập và dự trù kế hoạch sẽ tối ưu thời gian làm việc.

Mức lương và con đường thăng tiến của nhân viên hành chính

Có người cho rằng công việc nhân viên hành chính có mức lương thấp, lại không có quá nhiều "đất" để phát triển. Trên thực tế, ngành này có mức lương và cơ hội thăng tiến trong công việc khá tốt.

Mức lương của nhân viên hành chính

Mức lương của nhân viên hành chính được phân chia rõ ràng. Có thể chia theo các cấp bậc, kinh nghiệm với mức lương khác nhau, dựa theo Báo cáo thị trường tuyển dụng của TopCV như sau:

Dựa theo cấp bậc

• Cấp bậc Nhân viên: Mức lương trung bình dao động từ 8,400.000 - 11,800.000 VNĐ.
• Cấp bậc Trưởng nhóm: Mức lương trung bình dao động từ 12,500.000 - 17,700.000 VNĐ.
• Cấp bậc Trưởng/phó phòng: Mức lương trung bình dao động từ 17,700.000 - 24,700.000 VNĐ.
• Cấp bậc Quản lý/giám sát: Mức lương trung bình dao động từ 16,700.000 - 21,600.000 VNĐ.
• Cấp bậc Thực tập sinh: Mức lương trung bình dao động từ 2,400.000 - 3,500.000 VNĐ.

Dựa theo trình độ kinh nghiệm

• Đối với nhân viên hành chính dưới 1 năm kinh nghiệm: Mức lương trung bình dao động từ 7,000.000 - 6,671.951 VNĐ.
• Đối với nhân viên hành chính từ 1 đến 3 năm kinh nghiệm: Mức lương trung bình dao động từ 9,300.000 - 12,800.000 VNĐ.
• Đối với nhân viên hành chính từ 3 đến 5 năm kinh nghiệm: Mức lương trung bình dao động từ 15,700.000 - 22,400.000 VNĐ.
• Đối với nhân viên hành chính trên 5 năm kinh nghiệm: Mức lương trung bình dao động từ 18,300.000 - 25,500.000 VNĐ.

Con đường thăng tiến của nhân viên hành chính

Mong muốn của các doanh nghiệp đó là liên tục mở ra đa dạng các hình thức kinh doanh. Điều này thôi thúc nhu cầu tuyển dụng nhân viên hành chính nhằm tạo ra lực lượng nòng cốt duy trì sự phát triển bền vững. Tuy nhiên, sự cạnh tranh trên thị trường tuyển dụng ngày càng gay gắt, đòi hỏi chính sách thu hút nhân tài hấp dẫn, bao gồm cả lộ trình thăng tiến rõ ràng.

Thăng tiến theo chiều dọc

Tức là theo cấp bậc công việc, từ vị trí nhân viên lên chuyên viên, trưởng phòng, giám đốc hành chính. Đây là con đường thăng tiến phổ biến, đáp ứng nguyện vọng của người lao động.

Thăng tiến theo chiều ngang

Tức là nâng cao trách nhiệm và quyền hạn ở cùng cấp bậc. Chẳng hạn, vị trí “Trưởng phòng hành chính” có thể kiêm thêm trọng trách ở vị trí “Kế toán trưởng”. Đây cũng là một hình thức thăng tiến nhưng vẫn ở cùng cấp bậc hiện tại, tức tăng quyền hạn và trách nhiệm nhưng cấp bậc giữ nguyên.

>>> Có thể bạn chưa biết: Bộ câu hỏi phỏng vấn hành chính nhân sự hữu ích khi đi xin việc

Tìm việc làm nhân viên hành chính ở đâu?

Trong định hướng phát triển của nền kinh tế tri thức, tuyển nhân viên hành chính cũng ngày càng đa dạng. Nhờ các mối quan hệ, ứng viên dễ dàng giải quyết bài toán tìm kiếm việc làm.

Bên cạnh đó, ứng viên có thể chủ động gửi CV ứng tuyển vị trí nhân viên hành chính qua các trang việc làm như: Vietnamwork, JobsGO, Careerbuilder, Vieclam24h,… Trong đó, TopCV là nền tảng công nghệ tuyển dụng hàng đầu Việt Nam, sử dụng trí tuệ nhân tạo (AI) để kết nối ứng viên và các doanh nghiệp uy tín thông qua kênh đăng tin tuyển dụng.

Đội ngũ vận hành nền tảng TopCV luôn hướng đến mục tiêu xây dựng Hệ sinh thái Nhân sự toàn diện, cung cấp cho ứng viên các cơ hội nghề nghiệp phù hợp. Nền tảng còn mang lại nhiều lợi ích khi tập trung vào trải nghiệm của ứng viên, giúp họ có thể phát triển được kỹ năng cá nhân, xây dựng hình ảnh phù hợp với doanh nghiệp ứng tuyển và tiếp cận với các cơ hội việc làm phù hợp nhất.

Ngoài việc làm nhân viên hành chính, nếu muốn tìm công việc trong các lĩnh vực khác, hãy lên TopCV để hoàn thiện bản CV và lựa chọn công ty ứng tuyển.

>> Tổng hợp tin tuyển dụng Nhân viên Hành chính mới nhất tại TopCV:

Tạm kết

Trên đây là bài viết trả lời cho câu hỏi “Nhân viên hành chính là gì?”, sự khác nhau giữa "Hành chính" và "Nhân sự" cũng như đặc thù nghề nghiệp, định hướng phát triển trong nghề. Với bản mô tả công việc nhân viên hành chính, hi vọng bạn có thêm định hướng nghề nghiệp, tránh bỏ lỡ cơ hội. Hãy nhanh chóng truy cập vào TopCV để tạo CV nắm bắt các cơ hội việc làm hành chính với mức lương và chế độ hấp dẫn!

Nguồn ảnh: Sưu tầm