Assignment là gì? Những yêu cầu của công việc assignment trong khách sạn

“Room Assignment” được sử dụng như một thuật ngữ chuyên ngành trong ngành khách sạn. Vậy bạn có biết Room Assignment là gì? Hãy cùng Hoteljob.vn tìm hiểu điều này.

Room Assignment là gì?

Trong tiếng Anh, "assignment" có nghĩa là sự giao việc, sự sắp xếp, phân bổ... Còn trong ngành khách sạn, thuật ngữ “room assignment” có nghĩa là sắp xếp, bố trí phòng sao cho đáp ứng tốt nhất có thể nhu cầu của khách lưu trú. Đây là công việc mà nhân viên lễ tân trong mỗi khách sạn phải thực hiện trước khi đón khách.

Ảnh nguồn Internet

Những yêu cầu của công việc room assignment trong khách sạn

Dựa vào bản danh sách khách đặt phòng trong ngày, nhân viên lễ tân sẽ phải thực hiện những công việc chuẩn bị, sắp xếp, bố trí phòng để sẵn sàng đón tiếp và tạo ấn tượng tốt nhất cho khách hàng:

• Lễ tân kiểm tra trong danh sách đặt phòng hàng ngày, có khách nào yêu cầu check in sớm, khách nào yêu cầu check out muộn để có những công tác chuẩn bị cần thiết. Nếu khách check in sớm thì nhân viên lễ tân phải liên lạc với bộ phận housekeeping để đảm bảo phòng đã được làm sạch và sẵn sàng đón khách. Nếu khách check out muộn thì xem khách có yêu cầu gì đặc biệt cần thực hiện không.
• Nhân viên lễ tân cần phải xem xét trong danh khách đặt phòng, có khách nào là khách quen của khách sạn, hay dựa vào những ghi chú của nhân viên đặt phòng để bố trí phòng hoặc chuẩn bị các dịch vụ kèm theo đáp ứng được sở thích của khách: khách thích phòng hướng vườn, khách thích phòng hướng biển, khách muốn phòng có thể hút thuốc, khách thích hoa cẩm chướng, khách thích ăn dâu tây… Dựa vào những sở thích, yêu cầu đó mà nhân viên lễ tân sắp xếp, bố trí phòng sao cho khách hài lòng.

Ảnh nguồn Internet

• Với nhóm khách đi theo đoàn, dựa vào danh sách phòng trống có thể phục vụ, nhân viên lễ tân phải sắp xếp phòng để những khách đi cùng đoàn với nhau không ở quá xa, nếu xếp phòng sát nhau và cùng tầng thì càng tốt. Bởi nhóm khách đi cùng đoàn luôn có nhu cầu đi cùng với nhau nên việc xếp phòng gần nhau sẽ giúp họ thuận tiện trong việc liên lạc, di chuyển. Lễ tân cũng cần phải liên lạc với người đặt phòng cho cả đoàn để biết khách nào ở với khách nào để bố trí phòng cho phù hợp.
• Nhân viên lễ tân căn cứ vào số lượng khách của mỗi phòng để xem có phòng nào cần thêm giường phụ extra bed để thông báo cho bộ phận housekeeping chuẩn bị.
• Trong danh sách đặt phòng có yêu cầu là phòng cho cặp đôi hưởng tuần trăng mật thì lễ tân phải phối hợp với bộ phận housekeeping chuẩn bị trang trí giường thiên nga, hoa hồng, socola, rượu vang… để đáp ứng tốt nhất nhu cầu của khách.​

​

Ảnh nguồn Internet

• Nếu trong danh sách khách đặt phòng, có khách đã tích đủ điểm được nâng hạng khách thì nhân viên lễ tân phải chuẩn bị các ưu đãi cho khách như: đặc quyền check in sớm, check out muộn, các voucher ăn tối, spa, tập gym… để thông báo cho khách biết khi họ làm thủ tục check in.
• Nhân viên lễ tân phải chuẩn bị sẵn sàng các mẫu phiếu đăng ký khách sạn; phiếu khai báo tạm trú; phong bì đựng phiếu ăn sáng, phiếu đồ uống, vé massage (nếu có);… để việc thực hiện thủ tục check in được nhanh chóng và không để khách phải đợi lâu.
• Nếu có đoàn khách VIP đến lưu trú tại khách sạn vào ngày hôm đó, nhân viên lễ tân phải phối hợp với trưởng bộ phận, giám sát lễ tân và các bộ phận liên quan thực hiện công tác chuẩn bị đón tiếp: cờ, hoa, thảm đỏ, banner…

Nhân viên lễ tân khách sạn cần phải thực hiện công việc assignment này thật tốt vừa là để tạo được ấn tượng với khách hàng về chất lượng phục vụ của khách sạn cũng vừa giúp nhân viên lễ tân chủ động và tự tin phục vụ hơn khi khách đến.

Ms.Smile