Hướng dẫn cách viết email bằng tiếng Anh chuyên nghiệp

Cách viết email bằng tiếng Anh

Một email hoàn chỉnh thường sẽ có 6 phần chính.

• Greeting

• Opening Comment

• Introduction

• Main Point

• Concluding Sentence

• Signing Off

Các phần sẽ được đi vào cụ thể như sau.

Viết email phần Greeting (Chào hỏi)

Khi viết mail cho người khác trong văn hóa Việt Nam, bạn thường được sử dụng Tên của đối phương. Tuy nhiên, khi viết thư cho đối tượng là người phương Tây, bạn phải dùng Họ (Last name) để thể hiện sự trang trọng (trừ khi đã thân thiết thì ta có thể dụng First Name của họ).

Chào hỏi

Mẫu

Dịch nghĩa

Chào hỏi trang trọng

Dear + title (danh xưng) + Last name

Kính gửi …

Chào hỏi thân mật

Hi/Hello/Good (buổi trong ngày) + First name

Xin chào…

Không biết rõ tên người nhận

To whom it may concern

Dear Sir/Madam

Kính gửi các cơ quan hữu quan.

Lưu ý:

• Dùng Ms đối với phụ nữ độc thân, và Mrs đối với phụ nữ đã có gia đình.

• Trong trường hợp bạn không biết tên hay giới tính của người nhận thì có thể sử dụng Dear Sir/madam.

Viết email phần Opening comment (Lời mở đầu)

Ở đây người viết thể hiện sự tế nhị và lịch sự bằng cách hỏi thăm người nhận trước, hoặc đưa ra lời cảm ơn về sự tương tác với nhau trước đó.

Mở đầu

Mẫu

Dịch nghĩa

Hỏi thăm

How are you?

Bạn như thế nào rồi?

How are things?

I hope this email finds you well.

I hope you are doing well.

I hope you have a nice weekend.

Cảm ơn

Thank you for your prompt response.

Cảm ơn bạn vì sự phản hồi nhanh chóng của bạn!

Thank you for signing up.

Thank you for choosing us.

Lưu ý

• Với những đối tượng nhận email là khách hàng, đồng nghiệp, đối tác,... phần mở đầu sẽ mang tính trang trọng và thường là cảm ơn.

• Trong trường hợp người nhận là người bạn ít hoặc không quen biết nhiều, bạn có thể sử dụng những mẫu câu đơn giản để hỏi thăm nhưng không có mục đích hồi đáp

• Nếu người nhận email là người quen, bạn có thể bắt đầu bằng những lời hỏi thăm về công việc, những lời chúc, hoặc đơn giản là trả lời cho câu hỏi mà người đó đã hỏi bạn trong email lần trước.

Viết email phần Introduction (Giới thiệu)

Đây là phần bạn sẽ nêu ra lý do viết lá thư này, nhằm thông báo cho người nhận thư nhìn thấy được nội dung của lá thư là về gì (phàn nàn, thông báo, nhắc nhở,...).

Giới thiệu

Mẫu

Dịch nghĩa

Đề cập đến vấn đề trước

Reflecting on our journey together…

Nhìn lại cuộc hành trình của chúng ta vừa qua …

Recalling our discussions about...

In light of our recent conversation about…

As we discussed during our last meeting...

Building upon our previous interactions...

Yêu cầu

In light of the matter at hand, may I kindly ask for…

Xin anh/chị có thể giúp tôi với vấn đề …

I would be most grateful if you could...

Might I trouble you to provide...

Báo tin tốt

I am delighted to bring to your attention some encouraging news that…

Tôi vui mừng đem đến cho bạn tin tốt rằng …

We are pleased to announce that…

It is with great satisfaction that we announce…

Báo tin xấu

I regret to inform you that we are facing...

Chúng tôi rất tiếc phải thông báo rằng chúng tôi đang đối mặt …

It is with deep regret that I have to convey…

It is with great sadness that we…

Lưu ý

• Bạn không nên sử dụng từ viết tắt như I’m trong một văn phong trang trọng và lịch sự, thay vì đó bạn nên ghi rõ I am.

• Đối với các mối quan hệ xã giao, bạn nên dùng câu hỏi/câu nói gián tiếp và dùng câu hỏi/câu nói trực tiếp cho các mối quan hệ thân mật hơn.

Viết email phần Mainpoint (Nội dung chính)

Tại đây bạn sẽ đưa ra các chi tiết của thông tin cần truyền đạt, thường sẽ trả lời cho các câu hỏi Wh-question như What, When, Why, Who, How,...

Đến đây, bạn trình bày rõ ràng hơn, nội dung chi tiết để giải bày cho lí do viết email phía trên.

Có một số mẫu câu thường gặp trong phần nội dung chính là sự đề cập đến link hoặc file đính kèm. Mẫu câu thường được sử dụng như sau.

• Please find the attached file for your review. (Vui lòng xem đính kèm.)

• Kindly see the attached document for more details. (Vui lòng xem đính thèm để biết thêm chi tiết.)

• I have included the necessary file for your reference. (Vui lòng tham khảo thông tin cần thiết đính kèm.)

• Attached, you'll find the document related to our discussion. (Vui lòng tham khảo thông tin liên quan được đính kèm.)

Lưu ý: Bởi đây là email nên bạn cần nêu vấn đề càng ngắn gọn, xúc tích càng tốt. Nếu nội dung quá lan man, bạn sẽ khiến người đọc bối rối khi không thể nắm được ý chính bạn muốn nói đến là gì.

Viết email phần Concluding sentence (Lời kết)

Thông thường phần này sẽ thể hiện sự sẵn sàng giúp đỡ của người gửi nếu có bất kỳ thắc mắc hay khó khăn nào, hoặc khi người gửi có một yêu cầu nhỏ từ người nhận.

Lời kết

Mẫu

Dịch nghĩa

Sẵn sàng hỗ trợ

Let me know if you need anymore information.

Vui lòng liên hệ nếu có bất cứ thắc mắc nào.

Feel free to contact me if you need further information.

I trust the above detail resolves your queries. Please feel free to contact us if we can be of further assistance.

Yêu cầu

Please reply once you have the chance to…

Vui lòng phản hồi sớm nhất có thể.

Please get back to me as soon as possible.

Lưu ý: Thông thường, bạn sẽ thể hiện thiện chí của mình bằng cách để lại lời sẵn sàng giúp đỡ. Tuy nhiên, nếu người nhận cần phải thực hiện các thao tác nào đó (như phản hồi), bạn có thể đặt lời yêu cầu ở đây.

Viết email phần Sign off: Ký tên

Ở đây ta sẽ viết một dòng chữ kết thư và ký tên. Dòng chữ kết thư thường sẽ được chia thành 3 loại tương tự phần chào hỏi như sau.

Lời kết

Mẫu

Dịch nghĩa

Kết thư thân mật

Bye,

Best,

Regards,

Take care,

Best wishes,

Tạm biệt,

Thân,

Thân,

Bảo trọng,

Ngàn lời tốt đẹp nhất,

Kết thư trang trọng

Yours sincerely,

Best regards,

Trân trọng,

Trân trọng,

Kết thư khi không biết rõ tên người nhận

Yours faithfully,

Trân trọng,

Template mẫu viết email tiếng Anh

Sau đây là một số template email mẫu để bạn có thể tham khảo bất kể khi bạn cần viết email trang trọng hoặc thân mật.

Template email tiếng Anh mang tính trang trọng

Cấu trúc

Mẫu

Greeting

Dear Mr/ Mrs + Last name/

Dear Sir or Madam/

To whom it may concern

Opening Comment

I hope this email finds you well./

I hope you have a nice weekend./

Thank you for your prompt response./

Thank you for signing up./

Thank you for choosing us.

Introduction

I hope this message brightens your day.../

I trust you had a wonderful [weekend/holiday].../

I'm reaching out to discuss.../

I wanted to express my sincere gratitude for…/

Following up on our recent conversation.../

Regarding our discussion last [day/week]...

Main point

Đưa các thông tin nội dung cụ thể (Wh/H-questions) và thông tin đính kèm nếu có: Please find the attached file for your review./

Kindly see the attached document for more details./

I have included the necessary file for your reference./

Attached, you'll find the document related to our discussion.

Concluding sentence

Feel free to contact me if you need further information./

I trust the above detail resolves your queries./

I look forward to your response./

Thank you for your time and consideration.

Signing off

Yours sincerely,/

Best regards,/

Yours faithfully,

Template Email mang tính thân mật

Cấu trúc

Greeting

Dear + First name

Hi + First name

Hi there!

Opening comment

How are you?

How are things?

I hope this email finds you well.

I hope you are doing well.

Introduction

Long time, no chat!

How've you been?

I hope life's treating you well on your end.

Any exciting updates on your end?

Fill me in on what's been happening with you.

Main point

Đưa ra các thông tin cụ thể (Wh/H-questions).

Concluding statement

Feel free to contact me.

Can't wait to hear what's been going on in your world!

Hope to hear from you soon.

Thinking about how lucky I am to have you as a friend.

Signing off

Take care,

Until next time,

Cheers,

Mẫu email bằng tiếng Anh chuyên nghiệp

Một số mẫu email chuyên nghiệp các bạn có thể tham khảo cho các mục đích khác nhau.

Mẫu email tiếng Anh xin việc (Letter of application)

Mẫu email tiếng Anh phàn nàn (Letter of complaint)

Mẫu email tiếng Anh yêu cầu (Letter of request)

Mẫu email tiếng Anh giới thiệu (Letter of reference)

Mẫu email tiếng Anh xin lỗi (Letter of apology)

Mẫu email tiếng Anh cảm ơn (Thank-you notes/letter)

Mẫu email tiếng Anh thư mời (Letter of invitation)

Gợi ý một số từ viết tắt thường sử dụng khi viết email bằng tiếng Anh

Từ viết tắt

Từ vựng

Dịch nghĩa

FYI

For Your Information

Để cho bạn biết

ASAP

As Soon As Possible

Sớm nhất có thể

RSVP

Répondez S'il Vous Plaît (Please Respond)

Vui lòng phản hồi

CC

Carbon Copy

Gửi bản sao

BCC

Blind Carbon Copy

Gửi bản sao ẩn

P.S.

Post Scriptum (After Writing)

Tái bút

Những mẫu câu thông dụng được sử dụng trong viết email bằng tiếng Anh

Mẫu câu

Dịch nghĩa

Dear

Kính thưa

Hi/Hello

Xin chào

To whom it may concern

Kính gửi các cơ quan hữu quan

Mẫu câu

Dịch nghĩa

The purpose of this letter is to...

Mục đích của bức thư này là để...

I am writing to inform you about...

Tôi viết thư này để thông báo cho bạn về...

I would like to bring to your attention...

Tôi muốn thu hút sự chú ý của bạn...

Mẫu câu

Dịch nghĩa

I am reaching out to request more information regarding...

Tôi đang liên hệ để yêu cầu thêm thông tin về...

Could you please provide details on...

Bạn có thể vui lòng cung cấp thông tin chi tiết về...

I would appreciate it if you could clarify...

Tôi rất biết ơn nếu bạn có thể làm rõ...

Mẫu câu

Dịch nghĩa

I am seeking your assistance regarding...

Tôi đang tìm kiếm sự giúp đỡ của bạn về...

Could you kindly help with...

Bạn có thể vui lòng giúp đỡ với...

I would be grateful for your support in...

Tôi sẽ biết ơn sự hỗ trợ của bạn trong...

Mẫu câu

Dịch nghĩa

I'm pleased to let you know that...

Tôi vui mừng thông báo cho bạn biết rằng...

It brings us immense joy to announce that...

Nó mang lại cho chúng tôi niềm vui to lớn để thông báo rằng...

We have wonderful news to share with you...

Chúng tôi có tin tức tuyệt vời muốn chia sẻ với bạn...

Mẫu câu

Dịch nghĩa

I regret to inform you that...

Tôi rất tiếc phải thông báo cho bạn rằng...

I'm writing to share some challenging news...

Tôi viết lá thư này để chia sẻ một số tin tức đầy thách thức...

It is with a heavy heart that I convey...

Tôi truyền đạt tin này với một trái tim nặng trĩu...

Mẫu câu

Dịch nghĩa

I am writing to express my dissatisfaction with...

Tôi viết thư này để bày tỏ sự không hài lòng của tôi với...

I am compelled to bring to your attention the issues I have encountered with...

Tôi buộc phải lưu ý bạn những vấn đề tôi gặp phải với...

I regret to inform you that I have experienced several problems with...

Tôi rất tiếc phải thông báo với bạn rằng tôi đã gặp phải một số vấn đề với...

Một số lưu ý khi viết email bằng tiếng Anh

DOL sẽ không thể nào tổng hợp được tất cả trường hợp sử dụng email trong bài viết này, vậy nên DOL sẽ đưa ra những lưu ý chung để các bạn tham khảo và áp dụng vào trường hợp riêng của mình nhé.

• Không viết tắt, đặc biệt là với các tư như I am, I will, I have seen, I do not. Bạn nên viết đầy đủ để thể hiện sự sang trọng và lịch sự;

• Không sử dụng tiếng lóng trong tiếng Anh;

• Với ngôi thứ nhất nên dùng từ “would like” thay cho từ “want”;

• Không dùng động từ should cho ngôi thứ 2, bạn nên dùng cho ngôi thứ nhất (như 1 lời khuyên);

• Câu văn cần ngắn gọn, súc tích, có đầy đủ các thành phần của câu;

• Chú ý các dấu câu như dấu chấm, dấu phẩy. Hạn chế sử dụng dấu chấm than (!);

• Tuyệt đối tránh: lỗi văn phạm, lỗi chính tả.

Vậy là chúng ta đã đi qua tất cả những phần cần thiết nhất để có được một email bằng tiếng Anh chuyên nghiệp và gây ấn tượng. Hy vọng rằng bài viết của DOL có thể giúp bạn tự biên soạn được một bức email theo văn phong của chính mình dựa theo cấu trúc cơ bản nhất để thu hút người đọc và thể hiện tốt thông điệp mình gửi gắm.

Đừng quên rà soát và đọc lại thật kĩ email của mình một lần nữa trước khi nhấn nút gửi cũng như kiểm tra các tài liệu liên quan đã được đính kèm hay chưa, để tránh những sai lầm đáng tiếc nhất là đối với một email quan trọng.

Hãy xem các bài viết khác của DOL để hiểu hơn về cách viết tiếng Anh sao cho tự nhiên nhất nhé. Chúc bạn thành công!