Hội nghị là gì? Các hình thức tổ chức hội nghị phổ biến

Chúng ta thường nghe đến từ hội nghị nhưng thực chất như thế nào là hội nghị không phải ai cũng hiểu rõ. Vì vậy, bài viết sau đây nhằm trình bày chi tiết hội nghị là gì, tổ chức nhằm mục đích nào và các hình thức tổ chức hội nghị phổ biến. Cùng EVOSeating tìm hiểu ngay sau đây

Hội nghị là gì?

Hội nghị là gì là câu hỏi thắc mắc của nhiều người? Vậy hội nghị là gì? Hội nghị chính là chỉ những cuộc họp có sự sắp xếp, chuẩn bị trước và được tổ chức khá trang trọng và nghiêm túc.

Về bản chất, cuộc họp này dùng để cùng nhau tranh luận, trao đổi về một chủ đề để đi đến kết quả thống nhất. Cũng như rút kinh nghiệm và đưa ra các định hướng trong tương lai.

Tổ chức hội nghị nhằm mục đích nào?

Hội nghị được tổ chức với nhiều mục đích khác nhau tùy vào chủ đề mà người tổ chức muốn truyền tải sẽ có cách tổ chức riêng biệt, phù hợp với tính chất của buổi hội nghị.

Ra mắt, giới thiệu sản phẩm mới đến khách hàng

Hội nghị ra mắt, giới thiệu sản phẩm mang ý nghĩa là chính thức công khai đến quý khách hàng một sản phẩm mới, giúp công chúng biết đến. Đây cũng là bước đầu tiên giúp sản phẩm tiếp cận với khách hàng.

Buổi hội nghị cũng sẽ giúp khách hàng có trải nghiệm thực tế với sản phẩm, khuyến khích khách hàng sử dụng sản phẩm và cũng như ghi nhận những đánh giá từ phía khách hàng trước khi chính thức bán ra thị trường.

Quảng bá hình ảnh công ty

Để tăng mức độ nhận diện thương hiệu, truyền thông hình ảnh công ty thì hội nghị quảng bá hình ảnh công ty là phù hợp nhất để tổ chức. Thông qua hội nghị, hình ảnh công ty sẽ được nâng cấp trong mắt khách hàng, đối tác. Do đó, buổi hội nghị cần được thực hiện chỉnh chu, trang trọng.

Tri ân khách hàng

Đây là hoạt động thiết yếu mà doanh nghiệp cần phải chú trọng và tổ chức thường xuyên trong năm.

Buổi hội nghị cần phải được tổ chức chuyên nghiệp, sáng tạo và phải gây được ấn tượng với người tham gia. Nếu làm tốt buổi hội nghị này sẽ giúp khách hàng ngày càng gắn kết với công ty, tăng tình cảm với khách hàng.

Phát triển mối quan hệ hữu nghị

Buổi hội nghị này mang tính chất quan trọng với mục đích gia tăng tình hữu nghị lâu bền giữa 2 nước. Thông qua đó, góp phần triển khai tốt các đường lối đối ngoại của Đảng đề ra.

Các hình thức tổ chức hội nghị phổ biến

Hiện nay có 4 hình thức hội nghị phổ biến được tổ chức nhiều nhất, cùng tìm hiểu chi tiết các hình thức này ngay sau đây nhé.

Hội nghị truyền hình

Hội nghị truyền hình hay còn gọi là hội nghị trực tuyến. Đây là một hình thức gọi video cao cấp, chuyên nghiệp hơn các ứng dụng như Messenger, Zalo, Skype,….

Hình thức này thường được ứng dụng trong các cuộc họp giao ban, hội nghị của doanh nghiệp hay các tổ chức khác. Đặc biệt, khi dịch bùng phát thì hình thức được sử dụng nhiều hơn.

Hội nghị khoa học

Đây là hoạt động thường niên tại các cơ sở giáo dục, viện nghiên cứu và phát triển, trường đại học lớn hay các trung tâm công nghệ.

Cuộc hội nghị khoa học diễn ra giữa những người có chuyên môn, kinh nghiệm lâu năm trong một vấn đề nào đó với mục đích là chia sẻ, bàn bạc, đưa ra ý kiến nhất định về các vấn đề chuyên sâu.

Hội nghị ra mắt sản phẩm

Hội nghị ra mắt sản phẩm thường được áp dụng với các sản phẩm đặc trưng theo ngành như công nghệ, công thức, sáng tạo.

Hay các ngành dược, khoa học kĩ thuật. Hội nghị này cần có sự tham gia của các chuyên gia đầu ngành để cùng nhau thảo luận từ đớ đánh giá hiệu quả sản phẩm.

Hội nghị workshop

Đối với hình thức này thì số lượng người tham gia dao động từ 10 - 20 người và không có các chuyên gia. Trong buổi workshop này, sẽ có hoạt động thực hành, bài tập được diễn ra dưới sự giám sát của người giảng.

Hiện nay có 2 hình thức workshop phổ biến là Tổ chức workshop truyền thống và tổ chức workshop hiện đại. Với điểm khác biệt lớn nhất giữa 2 hình thức này là workshop hiện đại mang tính năng động hơn, không bị gò bó ngồi nghe truyền tải như hình thức truyền thống mà học viên sẽ được “trải nghiệm cao cấp-cập nhật kiến thức đắt giá”.

Những lưu ý khi tổ chức hội nghị

Khi tiến hành tổ chức hội nghị, bạn cần lưu ý một vài điều sau đây:

Thiết kế ý tưởng, chủ đề cho hội nghị

Một trong những lưu ý đầu tiên khi triển khai hội nghị chính là lên ý tưởng, chủ đề cho hội nghị. Đây là một trong những khâu cực kỳ quan trọng bởi nó quyết định tỷ lệ thành công của hội nghị cực kỳ cao.

Khi thiết kế hội trường cần chuẩn bị có nội dung ngắn gọn nhưng phải đầy đủ các ý cần triển khai, đồng thời các nội dung trong kịch bản phải thể hiện rõ được mục đích của doanh nghiệp cũng như lợi ích của người tham gia hội nghị.

Chiến dịch truyền thông cho sự kiện

Để hội nghị của bạn được thành công và được nhiều người biết đến thì việc chuẩn bị cho mình một đội ngũ truyền thông hùng hậu là điều không thể thiếu khi tổ chức sự kiện này.

Truyền thông sẽ là cánh tay đắc lực giúp doanh nghiệp quảng bá và đưa hình ảnh, sản phẩm của hội nghị đến với nhiều người. Chính vì vậy, cần chọn việc truyền thông đúng thời điểm để mang lại nhiều hiệu quả cho chiến dịch kinh doanh của mình.

Lấy thông tin của khách tham gia hội nghị

Mục đích cuối cùng của một hội thảo là tạo và duy trì mối quan hệ tốt đẹp với khách hàng, bên cạnh đó việc lấy thông tin của những thành viên tham gia cũng là một trong những yếu tố cần thiết khi tổ chức sự kiện.

Việc lấy thông tin khách hàng sẽ giúp bạn có thêm nguồn data hiệu quả giúp bạn gia tăng khách hàng tiềm năng một cách rõ rệt. Để lấy thông tin khách hàng, bạn có thể sử dụng đăng ký email, nhận thẻ thành viên hoặc sử dụng điền form đều mang lại nhiều hiệu quả.

Trên đây là toàn bộ thông tin về các loại hội nghị cũng như một số lưu ý khi tổ chức hội nghị mà bạn có thể tham khảo. Hy vọng những chia sẻ của chúng tôi ở trên sẽ mang lại cho bạn bạn nhiều kinh nghiệm hữu ích trong kinh doanh.