Hội nghị khách hàng là gì? Quy trình tổ chức hội nghị hiệu quả

Các doanh nghiệp, công ty ngày càng chú trọng hơn đến việc quảng bá dịch vụ, sản phẩm, tạo mối quan hệ thân thiết đối với các khách hàng và đối tác chiến lược của mình. Chính vì thế, sự kiện hội nghị khách hàng được tổ chức thường niên vào dịp giữa hay gần cuối năm. Để hiểu rõ hơn quy trình tổ chức hội nghị khách hàng hãy cùng xem bài viết bên dưới nhé!

1. Hội nghị khách hàng là gì?

Hội nghị khách hàng là sự kiện được tổ chức hàng năm bởi các doanh nghiệp và khách mời chính là các đối tác chiến lược và khách hàng của doanh nghiệp. Chương trình với hoạt động chính là gửi lời biết ơn đến các khách hàng thân thiết đã nhiệt tình ủng hộ; Quảng bá dịch vụ, sản phẩm của doanh nghiệp; Thăm dò ý kiến của khách hàng về dịch vụ, sản phẩm nhằm giúp hoạt động kinh doanh phát triển hơn. Từ đó, doanh nghiệp có thể gia tăng sự gắn kết với khách hàng và thu hút khách hàng để tăng cường sức cạnh tranh.

Một trong số những phương thức tri ân khách hàng phổ biến nhất hiện nay chính là tổ chức hội nghị khách hàng. Sự kiện này phù hợp với các doanh nghiệp có đối tượng khách hàng là đối tác lớn hay các doanh nghiệp. Với việc tổ chức sự kiện hội nghị khách hàng thì doanh nghiệp có thể gửi lời tri ân một cách hiệu quả nhất đến các khách hàng thân thiết luôn ủng hộ suốt thời gian qua và cả trong tương lai nữa.

2. Ý nghĩa của tổ chức hội nghị khách hàng

Từng doanh nghiệp sẽ có các định hướng khác nhau về mục tiêu tổ chức hội nghị khách hàng. Nhưng có một số mục đích mà bất cứ doanh nghiệp khi tổ chức hội nghị khách hàng cũng đều hướng đến đó là:

• Đây là cơ hội để doanh nghiệp có thể gửi lời tri ân sự ủng hộ nhiệt tình của khách hàng với các dịch vụ, sản phẩm của doanh nghiệp.
• Quảng bá thương hiệu, dịch vụ, sản phẩm: Đến gần hơn với khách hàng và giúp họ hiểu về sản phẩm, dịch vụ của doanh nghiệp. Nhờ vậy doanh nghiệp sẽ thắt chặt được mối quan hệ thân thiết với các khách hàng của mình. Bên cạnh đó, cũng củng cố được sự uy tín với các khách hàng, đối tác thường xuyên.
• Thông qua hội nghị khách hàng, doanh nghiệp sẽ hiểu rõ được khách hàng có nhu cầu, mong muốn như thế nào về sản phẩm, dịch vụ. Nhờ vậy, sẽ đưa ra nhiều thông điệp mới về sản phẩm, ưu đãi, chương trình khuyến mãi hay quà tặng cho các khách hàng thân thiết.
• Giúp quảng bá thương hiệu, hình ảnh, tên tuổi doanh nghiệp đến với cộng đồng. Từ đó tiếp cận, thu hút được ngày càng nhiều khách hàng tiềm năng và khách hàng thân thiết mới.

3. Các loại hội nghị khách hàng

Hội nghị tri ân khách hàng

Mục đích chính của loại hình hội nghị này là mang thông điểm cảm ơn đến các khách hàng đã luôn tin tưởng, ủng hộ và sử dụng dịch vụ, sản phẩm của doanh nghiệp. Sự kiện này đòi hỏi chú trọng cả nội dung và hình thức. Vì thế, cần phái chú quan tâm đến khâu tổ chức và đón tiếp các khách mời.

Hội nghị sơ kết - tổng kết cuối năm

Mục đích của hội nghị này là nhằm thông báo kết quả kinh doanh, tình hình phát triển và những kế hoạch dự định trong các năm tiếp theo của nội bộ doanh nghiệp. Sự kiện này cực kỳ quan trọng và diễn ra thường niên với những khách mời chính là cán bộ nhân viên trong công ty và các khách hàng, đối tác thân thiết.

Giới thiệu sản phẩm mới

Như đúng tên gọi của mình, sự kiện này nhằm giới thiệu các sản phẩm mới chiến lược của doanh nghiệp tới các đối tác, công chúng và cả truyền thông. Nhờ vậy, xây được bước đệm vững chắc trước khi sản phẩm được bày bán chính thức. Với mục tiêu như vậy, việc làm nội dung chương trình, trang trí và các trải nghiệm sản phẩm cần phải được lên kế hoạch rõ ràng cũng như được đầu tư về thiết kế.

Hội nghị thượng đỉnh

Hội nghị này là cuộc họp quan trọng giữa các nguyên thủ quốc gia nhằm thảo luận những vấn đề liên quan đến kinh tế - chính trị hợp tác giữa các nước với nhau. Chính vì thế, tất cả mọi thứ trong sự kiện này cần phải được chuẩn bị kỹ lưỡng, hoàn hảo nhất có thể. Và đặc biệt không thể thiếu phương án dự phòng lỡ có sai sót xảy ra còn kịp thời khắc phục.

4. Quy trình tổ chức hội nghị khách hàng

Tổ chức hội nghị khách hàng yêu cầu sự tuyệt đối trong quá trình thực hiện và gồm rất nhiều giai đoạn khác nhau. Sẽ gồm những bước tổ chức sau:

Xác định mục đích và mục tiêu của hội nghị

Trước tiên, điều bạn cần làm là xác định hội nghị khách hàng đó có mục đích chính là gì để có thể lên kế hoạch về hình thức và nội dung cho phù hợp nhất.

Mục đích của hội nghị có thể là tổng kết cuối năm, tri ân khách hàng, ra mắt sản phẩm mới,…Khi mục đích của sự kiện đã được xác định thì bạn hoàn toàn có thể đề ra những mục tiêu mong muốn sau sự kiện. Đây được xem là cơ sở đánh giá chính xác nhất về hiệu quả, thành công của hội nghị.

Lên danh sách khách mời

Việc lên danh sách khách mời là một bước cực kỳ quan trọng trong việc tổ chức hội nghị. Người tổ chức sự kiện sẽ dựa trên những thông tin cần thiết để thống kê chính xác những khách hàng của doanh nghiệp và lựa chọn lên danh sách khách mời đầy đủ nhất. Khi có danh sách khách mời thì doanh nghiệp sẽ tiến hành gửi thư mời trước thời gian tổ chức.

Xác định thời gian và địa điểm

Thời gian của hội nghị cần được cân nhắc phù hợp với lịch trình của doanh nghiệp và phần lớn khách mời để đảm bảo sự có mặt của khách tham dự. Ngoài ra, để tạo nên sự thành công của hội nghị khách hàng thì không thể thiếu tố quan trọng đó là địa điểm tổ chức sự kiện.

Phòng tổ chức sẽ tìm kiếm và lựa chọn địa điểm phù hợp dựa vào danh sách khách mời và thời gian tổ chức. Thường thì các phòng hội nghị ở khách sạn hay trung tâm hội nghị chuyên nghiệp chính là những địa điểm tổ chức hội nghị được ưa chuộng nhất. Điểm chung của các địa điểm tổ chức này chính là sự đảm bảo về cơ sở vật chất, tiện nghi và có sự phục vụ của đội ngũ nhân viên nhiệt tình, chuyên nghiệp.

Cùng với sự phát triển đa dạng của dịch vụ tổ chức hội nghị khách hàng như hiện nay, khách hàng có nhiều sự lựa chọn về địa điểm tổ chức sự kiện. Vietlink Event sẽ giúp bạn tìm kiếm và lựa chọn những địa điểm tổ chức sự kiện ở vị trí đẹp với quy mô đa dạng, cùng tiêu chuẩn quốc tế đẳng cấp cao, mang đến sự chuyên nghiệp cho sự kiện của doanh nghiệp, công ty bạn.

Lên ý tưởng và kịch bản hội nghị

Ý tưởng và kịch bản của hội nghị phải được xây dựng sao cho có chủ đề cụ thể và phù hợp với mục đích của sự kiện. Đây là điều cần thiết để giúp hội nghị có sự thống nhất, mạch lạc diễn ra suôn sẻ và có sức hấp dẫn đối với khách tham dự cũng như công chúng.

Thường thì các công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp là đơn vị mà các doanh nghiệp tin tưởng giao cho việc lên ý tưởng và kịch bản chương trình hội nghị khách hàng. Bởi các công ty chuyên nghiệp về tổ chức sự kiện đã có kinh nghiệm và đội ngũ chuyên viên sáng tạo, nhanh nhạy nên sẽ đưa ra được nhiều ý tưởng tổ chức hội nghị mới lạ, độc đáo, chuyên nghiệp và thu hút mọi người hơn.

Checklist hội nghị

Điều bạn cần làm là lập một checklist bao gồm tất cả những công việc chuẩn bị cho hội nghị để kiểm tra kỹ càng, chi tiết và cẩn thận nhất có thể. Không chỉ vậy, việc kiểm tra cẩn thận công việc sẽ giúp ích trong việc dự phòng cho các trường hợp xấu xảy ra từ đó có được phương án xử lý nhanh chóng, kịp thời và hợp lý nhất để không làm ảnh hưởng đến sự kiện.

Có thể bạn quan tâm:

• Dịch vụ tổ chức lễ kỷ niệm thành lập công ty
• Dịch vụ tổ chức lễ khởi công
• Dịch vụ tổ chức sự kiện là gì

5. Lưu ý để hội nghị khách hàng diễn ra thành công

Chủ đề của sự kiện

Ý tưởng và chủ đề của một sự kiện sẽ tạo nên nên được một tổng thể thể toàn diện để hướng tới mục tiêu chính. Khi tổ chức hội nghị khách hàng thì chủ đề và ý tưởng tốt sẽ cực kỳ quan trọng và ảnh hưởng đến sự thành công của sự kiện. Yêu cầu đặt ra với chủ đề của hội thảo, hội nghị đó chính là sự ngắn gọn, súc tích nhưng vẫn đảm bảo được mục đích và thông điệp của chương trình. Nhờ vậy giúp khách tham dự có thể được các lợi ích khi tham gia.

Sự xuất hiện của khách mời đặc biệt

Để tăng sự tin tưởng cho khách mời tham dự và giúp cho buổi lễ trở nên đặc biệt thì hội nghị của doanh nghiệp nên có sự hiện diện của những người nổi tiếng như diễn giả, diễn viên, KOls,…

Muốn tạo được sự uy tín cũng như giúp khách hàng tin tưởng hơn về chương trình thì bạn nên lựa chọn mời những người nổi tiếng trong lĩnh vực của mình. Hơn nữa, điều này cũng giúp ích nhiều cho bạn trong quá trình truyền thông và nâng cao tỷ lệ chuyển đổi khách hàng. Để mọi người phối hợp ăn ý nhất thì bạn cần lên danh sách câu hỏi cũng như kịch bản riêng cho chuyên gia.

Địa điểm tổ chức cùng các tiện ích đi kèm

Trong quá trình chuẩn bị tổ chức hội nghị, hội thảo hì việc lựa chọn địa điểm tổ chức cũng rất quan trọng và cần phải được chú ý. Không gian địa điểm tổ chức phải không quá lớn cũng không quá nhỏ để đảm bảo đáp ứng được quy mô hội thảo và không ảnh hưởng đến không khí hội thảo.

Bên cạnh đó, những tiện ích đi kèm trong phòng tổ chức hội nghị, hội thảo cũng là điều mà người tổ chức cần quan tâm. Chẳng hạn như: Sân khấu, màn hình chiếu, ánh sáng, âm thanh, bục phát biểu,…Để có thể bổ sung các vật dụng cần thiết cũng như dự trù chính xác chi phí nhất.

Hoạt động truyền thông cho hội nghị

Công tác truyền thông cho sự kiện là yếu tố không thể thiếu để giúp hội nghị thành công, được nhiều người biết đến hơn. Thời gian truyền thông không nên quá sớm bởi điều này có thể khiến sức nóng của sự kiện bị giảm sút.

Nhưng cũng không nên quá cận ngày tổ chức vì sẽ gây khó khăn trong việc sắp xếp người tham dự. Các hoạt đồng truyền thông nên diễn ra trước sự kiện 1 - 2 tuần và được đăng tải, chia sẻ trên các kênh truyền thông phù hợp với đối đối tượng khách hàng mục tiêu của hội nghị, hội thảo.

Nắm bắt thông tin khách tham dự

Tổ chức hội nghị khách hàng với mục đích chính là tăng đường mối quan hệ giữa doanh nghiệp với khách hàng và tìm kiếm thêm nhiều khách hàng tiềm năng. Do đó. khâu quan trọng không thể thiếu trong tổ chức sự kiện hội nghị đó là lấy thông tin của khách mời tham dự.

Bạn sẽ có nhiều cách tiếp cận khách hàng khác nhau dựa trên những thông tin có được và đạt được hiệu quả tốt nhất. Một số hình thức khác nhau mà bạn có thể sử dụng như: điền form online, đăng ký nhận email, sử dụng thẻ thành viên, …

Tham khảo thêm:

• Cách thiết kế backdrop hội nghị
• Kịch bản gọi điện mời tham dự hội thảo
• Và nhiều bài viết về kinh nghiệm tổ chức hội nghị tại: https://vietlinkevent.vn/mau-thiep-moi-hoi-nghi-khach-hang/

6. Tại sao chọn Vietlink Event

• Vietlink Event là đơn vị tổ chức hội nghị - hội thảo chuyên nghiệp với mức phí cạnh tranh nhất thị trường
• Dịch vụ tổ chức hội nghị khách hàng của Vietlink Event đảm nhận tất cả các bước từ lên ý tưởng, lên kế hoạch kịch bản, tổ chức, thiết kế cho đến việc cung cấp hệ thống trang thiết bị cho sự kiện. Tất cả đều đảm bảo chất lượng tốt nhất. Chung tôi luôn cam kết mang đến cho các khách hàng những sự kiện trang nghiêm, sang trọng, ý nghĩa và mang lại ấn tượng sâu sắc nhất cho khách hàng.
• Sở hữu đội ngũ nhân viên tài năng, chuyên nghiệp, phục vụ chu đáo và tận tình nhất chúng tôi cam kết tổ chức hội nghị thành công tốt đẹp và gây ấn tượng tốt cho khách tham dự.
• Để tổ chức một hội nghị khách hàng thành công chắc chắn không chỉ dựa vào kế hoạch chu đáo suốt quá trình mà còn cần phụ thuộc vào đơn vị tổ chức sự kiện mà bạn đặt niềm tin vào. Dịch vụ tổ chức hội nghị khách hàng của Vietlink Event luôn mang đến cho các khách hàng của doanh nghiệp bạn những trải nghiệm thú vị, bất ngờ và đáng nhớ nhất.
• Với kinh nghiệm trên 10 năm trong lĩnh vực tổ chức sự kiện cùng nhiều dự án tổ chức hội nghị khách hàng thành công cho nhiều doanh nghiệp, công ty trên cả nước, khách hàng hoàn toàn có thể tin tưởng về chất lượng dịch vụ mà chúng tôi cung cấp.

Các sự kiện đã được tổ chức

Nếu khách hàng cần được hỗ trợ hay tư vấn các vấn đề về tổ chức sự kiện, hội nghị khách hàng thì đừng ngần ngại gì mà không liên hệ ngay với chúng tôi để được hỗ trợ, tư vấn tận tình nhất. Vietlink đảm bảo với sự hỗ trợ của mình sẽ giúp sự kiện của bạn thành công hơn mong đợi. Đặc biệt, chúng tôi chắc chắn lợi ích mà bạn thu về sẽ xứng đáng với giá trị đã bỏ ra.

Dự án đã thực hiện