Onboard là gì? Quy trình onboarding nhân viên mới hiệu quả

Onboarding là trải nghiệm đầu tiên mà một nhân viên sẽ có ở một công ty, điều này khiến đây trở thành khoảng thời gian quan trọng đối với nhân viên mới. Mục tiêu của quá trình Onboarding là giúp họ thành công trong vai trò mới. Đây không chỉ là hình thức đơn thuần mà còn là sự đầu tư chiến lược, đặt nền tảng cho những trải nghiệm sau này của nhân viên. Dẫn đến việc cải thiện năng suất, tăng cường sự hài lòng và giúp doanh nghiệp giữ chân nhân viên.

Onboarding là gì?

Onboarding là quá trình đưa người mới vào làm việc, giúp họ thích nghi và hòa nhập với môi trường công việc mới. Bao gồm một loạt các hoạt động và thông tin được cung cấp cho nhân viên mới để giúp họ hiểu về công ty, văn hóa tổ chức, giá trị, nhiệm vụ công việc, các quy trình liên quan.

Quá trình onboarding thường bắt đầu từ khi nhân viên mới ký hợp đồng và kéo dài trong một khoảng thời gian nhất định, từ vài ngày đến vài tuần. Trong thời gian này, nhân viên mới sẽ được giới thiệu với các thành viên khác trong tổ chức, nhận thông tin về vai trò, nhiệm vụ và các quy trình làm việc, được đào tạo về các công cụ và hệ thống sử dụng trong công việc, tham gia vào các hoạt động đào tạo và giao tiếp.

Mục tiêu của onboarding là giúp nhân viên mới nhanh chóng hiểu và thích nghi với công việc mới, xây dựng các mối quan hệ làm việc tích cực và tăng năng suất làm việc. Nó cũng giúp tạo ra một cảm giác chào đón, hỗ trợ cho nhân viên mới, giúp họ cảm thấy tự tin và có khả năng đóng góp vào tổ chức từ giai đoạn ban đầu.

Lợi ích của hoạt động Onboarding

Onboarding là một giai đoạn quan trọng trong quá trình tuyển dụng và giữ chân nhân viên, với những lợi ích phải kể đến như:

Tăng độ hài lòng và cam kết

Một chương trình onboarding tốt giúp nhân viên mới cảm thấy được chào đón, hỗ trợ và quan tâm. Từ đó giúp tăng độ hài lòng và cam kết của nhân viên đối với công ty cũng như công việc của mình. Khi nhân viên cảm thấy hạnh phúc và mức độ hài lòng cao, họ thường có xu hướng gắn bó với tổ chức trong thời gian dài.

Giảm thời gian hòa nhập

Quá trình onboarding giúp nhân viên mới nắm bắt nhanh chóng văn hóa tổ chức, quy trình làm việc và các mục tiêu chung của doanh nghiệp. Giúp giảm thời gian cần thiết cho nhân viên để thích nghi và bắt đầu làm việc hiệu quả. Một quá trình onboarding tốt giúp nhân viên mới nhanh chóng trở thành thành viên đóng góp tích cực cho tổ chức.

Nâng cao hiệu suất công việc

Nhân viên mới thông qua quá trình onboarding sẽ được đào tạo về nhiệm vụ, kỹ năng và các công cụ cần thiết để thực hiện công việc một cách hiệu quả. Những điều này góp phần nâng cao hiệu suất làm việc của nhân viên mới, đảm bảo họ có đủ kiến thức và kỹ năng để đáp ứng yêu cầu công việc.

Xây dựng mối quan hệ và mạng lưới

Quá trình onboarding cung cấp cơ hội cho nhân viên mới để gặp gỡ, làm việc và xây dựng mối quan hệ với những người trong tổ chức. Điều này không chỉ giúp nhân viên cảm thấy thuận tiện hơn trong môi trường làm việc, mà còn tạo ra một mạng lưới hỗ trợ và tương tác trong công ty.

Xác định và phát triển tiềm năng

Quá trình onboarding cung cấp cơ hội để nhân viên mới khám phá và phát triển tiềm năng của mình. Nhân viên được định hướng về mục tiêu sự nghiệp, đồng thời cung cấp các cơ hội để họ phát triển kỹ năng, nâng cao năng lực chuyên môn. Giúp tạo động lực và sự phát triển bền vững cho nhân viên.

Xây dựng hình ảnh tích cực về công ty

Một chương trình onboarding tốt sẽ gửi một thông điệp tích cực về công ty đến nhân viên mới và cũng có thể đến cộng đồng rộng hơn. Góp phần xây dựng hình ảnh tích cực về công ty và hút được nhân tài vào tổ chức.

Xây dựng văn hóa doanh nghiệp

Chương trình onboarding là cơ hội để doanh nghiệp truyền đạt các giá trị cốt lõi của mình cho nhân viên mới. Giúp nhân viên mới hiểu rõ về những gì doanh nghiệp coi trọng và mong đợi ở họ. Đồng thời giúp họ hiểu rõ hơn về văn hóa doanh nghiệp như môi trường làm việc, cách giao tiếp, cách làm việc nhóm,...

Quá trình onboarding tạo ra môi trường giao tiếp, tương tác giữa nhân viên mới và các thành viên khác trong tổ chức. Tạo ra mối quan hệ tốt hơn giữa các thành viên trong doanh nghiệp, góp phần xây dựng một văn hóa làm việc hợp tác và hỗ trợ. Hoạt động này cũng cung cấp cơ hội để đặt kỳ vọng rõ ràng đối với nhân viên mới. Bằng cách truyền đạt mục tiêu, mong đợi của doanh nghiệp, quá trình này giúp xác định và thể hiện những tiêu chuẩn, cũng như quyết định quan trọng trong văn hóa của công ty.

Quy trình Onboarding hiệu quả tại doanh nghiệp

Pre-onboarding

Giai đoạn Pre-Onboarding là giai đoạn đầu tiên của quy trình onboarding, bắt đầu ngay khi ứng viên chấp nhận offer làm việc. Mục tiêu của giai đoạn này là giúp ứng viên hiểu rõ hơn về công ty, văn hóa doanh nghiệp và vai trò của họ trong tổ chức.

Các hoạt động cần làm trong giai đoạn Pre-Onboarding bao gồm:

• Gửi email chào mừng và thông tin về công ty: Đây là bước đầu tiên để tạo ấn tượng tốt với ứng viên. Email nên bao gồm các thông tin cơ bản về công ty, như lịch sử, văn hóa, sản phẩm/dịch vụ, cơ cấu tổ chức,...

• Giới thiệu người quản lý trực tiếp: Người quản lý trực tiếp sẽ là người đồng hành cùng nhân viên mới trong suốt quá trình làm việc. Do đó, việc giới thiệu và kết nối giữa hai bên là rất quan trọng.

• Chuẩn bị các thủ tục hành chính: Các thủ tục hành chính cần thiết cho nhân viên mới bao gồm hợp đồng lao động, thẻ nhân viên, tài khoản ngân hàng,... Phòng nhân sự cần chuẩn bị đầy đủ các giấy tờ này trước ngày nhân viên mới bắt đầu làm việc.

• Cung cấp thông tin về công việc: Nhân viên mới cần được cung cấp đầy đủ thông tin về công việc của họ, bao gồm nhiệm vụ, trách nhiệm, yêu cầu,... Điều này sẽ giúp họ chuẩn bị tốt hơn cho ngày đầu tiên đi làm.

• Cung cấp các thông tin cho những thắc mắc của nhân viên như: Chỗ gửi xe? Đồ ăn trưa? Quy định trang phục?,...

Orientation

Giai đoạn thứ hai trong quy trình onboarding là chào đón nhân viên mới vào ngày đầu tiên làm việc (Orientation). Trong giai đoạn này, nhân viên mới chưa quen biết ai trong tổ chức và cũng chưa nắm rõ cách thức thực hiện công việc hàng ngày. Vì vậy, việc cung cấp định hướng (Orientation Day) là cần thiết để giúp nhân viên mới nhanh chóng thích nghi.

Một số hoạt động cần làm trong giai đoạn Orientation:

• Phòng nhân sự: Phòng nhân sự có nhiệm vụ giới thiệu nhân viên mới đến các phòng ban khác, cung cấp thông tin về lịch sử và quá trình phát triển của công ty, cung cấp sơ đồ tổ chức và giới thiệu nội quy công ty. Đồng thời, phòng nhân sự phải thu thập đầy đủ giấy tờ hồ sơ theo quy định của công ty để đảm bảo quy trình tuyển dụng được thực hiện một cách chính xác.

• Bộ phận đào tạo: Xây dựng chương trình đào tạo hội nhập và thông báo lịch trình cho nhân viên mới. Họ tổ chức chương trình đào tạo và sau đó tiến hành kiểm tra để đảm bảo nhân viên đã hiểu và nắm vững kiến thức cần thiết.

• Người quản lý: Giới thiệu và tạo sự gắn kết cho nhân viên mới với các thành viên khác trong nhóm. Chia sẻ tiêu chuẩn công việc, kỳ vọng và cách phối hợp với các thành viên khác để đạt được hiệu quả công việc tốt nhất.

• Bạn đồng hành: Giúp đỡ nhân viên mới trả lời các câu hỏi hàng ngày và tạo cảm giác an toàn, tự tin cho họ.

• Đội ngũ điều hành: Gặp gỡ và trao đổi thông tin với nhân viên mới để đảm bảo họ hiểu rõ về chiến lược và mục tiêu của công ty.

Role Specific Training

Role Specific Training là giai đoạn đào tạo theo vai trò cụ thể của nhân viên mới. Đây là giai đoạn quan trọng giúp nhân viên mới nắm vững kiến thức và kỹ năng cần thiết để hoàn thành tốt công việc của mình.

• Kiến thức về sản phẩm/dịch vụ của doanh nghiệp: Nhân viên mới cần được cung cấp kiến thức về sản phẩm/dịch vụ của doanh nghiệp, bao gồm tính năng, lợi ích, đối tượng mục tiêu,...

• Kiến thức về quy trình vận hành của doanh nghiệp: Nắm vững quy trình vận hành của doanh nghiệp, bao gồm quy trình bán hàng, quy trình chăm sóc khách hàng, quy trình sản xuất,...

• Kiến thức về công cụ và phần mềm sử dụng trong công việc: Cách sử dụng các công cụ và phần mềm cần thiết trong công việc.

• Kỹ năng mềm cần thiết cho công việc: Rèn luyện các kỹ năng mềm cần thiết cho công việc, chẳng hạn như kỹ năng giao tiếp, kỹ năng làm việc nhóm, kỹ năng giải quyết vấn đề,...

Giai đoạn Role Specific Training là giai đoạn quan trọng góp phần giúp nhân viên mới nhanh chóng hòa nhập với công việc và phát huy năng lực của mình. Doanh nghiệp cần chú trọng đầu tư cho giai đoạn này để đảm bảo nhân viên mới có thể bắt đầu công việc một cách hiệu quả.

Ongoing Support

Giai đoạn Ongoing Support là giai đoạn cuối cùng của quy trình onboarding, nhằm hỗ trợ nhân viên mới chuyển đổi từ vai trò của một nhân viên thử việc sang nhân viên chính thức. Giai đoạn này thường kéo dài từ 2 tháng đến 6 tháng, tùy thuộc vào quy mô và yêu cầu của doanh nghiệp.

Các hoạt động cần thực hiện trong giai đoạn Ongoing Support bao gồm:

• Cung cấp các cơ hội học hỏi và phát triển: Đây là giai đoạn quan trọng để nhân viên mới phát triển các kỹ năng và kiến thức cần thiết để thành công trong công việc. Doanh nghiệp cần cung cấp cho nhân viên mới các cơ hội học hỏi và phát triển, chẳng hạn như tham gia các khóa đào tạo, hội thảo, dự án,...

• Hỗ trợ nhân viên mới trong công việc: Trong giai đoạn này, nhân viên mới vẫn có thể gặp phải những khó khăn trong công việc. Đặc biệt là các nhà quản trị cần hỗ trợ nhân viên mới kịp thời để họ có thể giải quyết vấn đề và hoàn thành công việc hiệu quả.

• Đánh giá hiệu suất công việc: Nhằm xác định những điểm mạnh, điểm yếu và đưa ra các kế hoạch phát triển phù hợp.

Phương pháp giúp Onboarding hiệu quả

Đón nhân viên mới bằng nhiều hình thức

Một phương pháp Onboarding độc đáo và sáng tạo có thể giúp tạo ra một ấn tượng đầu tiên tốt với nhân viên mới. Từ đó có thể làm tăng sự hứng thú và sự cam kết của họ đối với công ty. Một số hình thức gây ấn tượng mạnh mẽ như tặng quà, chơi trò chơi, tạo cơ hội cho nhân viên mới thể hiện bản thân,...

Tạo trải nghiệm onboarding cá nhân hóa

Thay vì áp dụng một quy trình onboarding chung cho tất cả nhân viên, doanh nghiệp nên tạo ra trải nghiệm onboarding cá nhân hóa, phù hợp với từng vị trí công việc và nhu cầu của nhân viên mới. Điều này sẽ giúp nhân viên mới cảm thấy được quan tâm và hỗ trợ tốt hơn.

Đào tạo bài bản và thực tế

Đào tạo là một phần quan trọng của quá trình onboarding. Doanh nghiệp nên cung cấp cho nhân viên mới các khóa đào tạo bài bản, giúp họ hiểu rõ về công việc và kỹ năng cần thiết để thành công. Ngoài ra, doanh nghiệp cũng nên tạo cơ hội cho nhân viên mới thực hành các kiến thức và kỹ năng đã học.

Xây dựng lộ trình tương lai rõ ràng

Một lộ trình tương lai có thể cung cấp một cái nhìn tổng quan về các bước phát triển và cơ hội tiến thân trong công việc. Nó giúp người mới hiểu được những kỹ năng và kiến thức mà họ cần phát triển để đạt được mục tiêu tương lai. Đồng thời tạo cảm giác động lực và cam kết với người mới. Khi họ thấy có một hướng đi rõ ràng, cơ hội phát triển, họ có thể cảm thấy động lực hơn để tham gia và gắn bó với tổ chức.

Lộ trình tương lai cần được xây dựng một cách cụ thể và chi tiết, bao gồm các mốc thời gian và mục tiêu cụ thể. Doanh nghiệp cũng cần thường xuyên cập nhật lộ trình tương lai để phù hợp với sự thay đổi của công ty và nhu cầu của nhân viên.

Khuyến khích nhân viên mới chủ động tham gia

Onboarding không chỉ là việc doanh nghiệp cung cấp thông tin và đào tạo cho nhân viên mới. Doanh nghiệp cũng nên khuyến khích nhân viên mới chủ động tham gia vào quá trình onboarding, giúp họ hiểu rõ hơn về công ty và vị trí công việc của mình.

Một số lưu ý về quy trình Onboarding

• Chuẩn bị trước: Đảm bảo các tài liệu và thiết bị cần thiết đã được chuẩn bị sẵn sàng trước khi nhân viên mới bắt đầu làm việc

• Đào tạo và hướng dẫn công việc: Cung cấp đầy đủ đào tạo và hướng dẫn cần thiết để nhân viên mới có thể bắt đầu công việc

• Gắn kết và hỗ trợ: Hỗ trợ nhân viên mới trong quá trình thích nghi và trả lời các câu hỏi của họ

• Đánh giá và phản hồi: Tiến hành đánh giá quá trình Onboarding để xác định các cải tiến và điều chỉnh cần thiết

• Theo dõi và hỗ trợ sau Onboarding: Đảm bảo họ được hỗ trợ và giúp đỡ trong việc thích nghi với công việc và môi trường làm việc mới.

• Không kéo dài thời gian Onboarding quá lâu, tùy vào phòng ban, chức vụ mà tổ chức sao cho phù hợp.

Một quy trình Onboarding chất lượng là một cơ hội để cải thiện khả năng giữ chân và năng suất. Theo nghiên cứu của SHRM, “sự tham gia tốt sẽ dẫn đến tỷ lệ giữ chân tốt”. Họ phát hiện ra rằng “những nhân viên mới tham gia chương trình định hướng có cấu trúc có khả năng ở lại công ty tới ba năm cao hơn 69%”. Và điều ngược lại cũng đúng với việc hòa nhập kém, điều này làm tăng gấp đôi khả năng nhân viên rời bỏ doanh nghiệp theo Sapling HR. Cuối cùng, khi nói đến hiệu suất, eLearning Industry nhận thấy rằng “77% nhân viên trải qua các chương trình giới thiệu đều làm tốt và đạt được mục tiêu trong lần đánh giá hiệu suất đầu tiên của họ”.